Доверенность на подпись счетов

Доверенность на подпись счетов — бланк, выдающийся одним лицом другому для того чтобы выступать в роли представителя перед третьим и заполненный соответственно по форме. В согласии с российским законодательством доверенность может быть составлена как в письменной простой форме, так и удостоверенной нотариально. Существуют шаблоны оформления разных видов доверенностей. Бланк доверенности на исполнение действий, которые требуют нотариального удостоверения, должна быть нотариально заверена. Доверенность на исполнение действий, которые не требуют нотариального удостоверения, имеет юридическую силу даже без нотариального удостоверения. Ниже представлен образец, как пример заполнения.

Образец доверенности на подпись счетов

Такой вид доверенности предназначается для подписания счетов-фактур представителем в учреждениях и организациях.

Счет-фактуру подписывают главный бухгалтер и руководитель организации или другие лица, которые уполномочены на это приказом по организации другой распорядительный документ) или от имени организации по доверенности.

В доверенности, как доверитель на право подписи счет-фактуры может быть организация и индивидуальный предприниматель (лишь юридические лица). Представитель — любое физическое лицо. Налоговый кодекс Российской Федерации не ограничивает возможности назначения должностных лиц, которые могут подписывать счет-фактуру от лица главного бухгалтера или руководителя.

Объем полномочий, которые передаются, должен в себя включать перечень документов, которые может подписать представитель.

Если представитель счет-фактуру подписывает, то в месте, отведенном для подписи, советуется указать:

Советуется еще прилагать копию доверенности на право подписи счета-фактуры к документам, для избежания возможных претензий.

Понравился образец документа, бланка или пример готовой формы в .doc и .xls формате? Качай бесплатно и ЖМИ на самую красивую кнопку!

Какими должны быть подписи на счетах-фактурах директора и главбуха

За время применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки, а иногда вместо двух подписей вписывают четыре, пять и т. д. Обезопасить вычеты НДС помогут наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях

13.12.2012

Ситуация № 1

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, но в расшифровке инициалы и фамилия руководителя

Поставщики в счетах-фактурах не приводят расшифровку подписи сотрудников, которые подписывают счет-фактуру за руководителя. В итоге на счете-фактуре подпись одного сотрудника, а расшифровка другого (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Причин тому две. Во-первых, так настроена программа. При выводе на печать автоматически выскакивают фамилия и инициалы руководителя и главбуха компании. Если требуется поменять сведения, надо вручную удалить одну фамилию и напечатать другую. Во-вторых, вписать данные руководителя просит сам покупатель. По его мнению, фамилия руководителя означает, что автограф ему же и принадлежит. Поэтому компания не сомневается в полномочиях сотрудника, подписавшего документ. Иногда такой довод срабатывает в суде (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.10 № А27-12556/2009).

Однако чужая расшифровка, напротив, может вызвать сомнения в подлинности подписи. Как считают в Минфине, после подписи уполномоченного работника должны стоять именно его фамилия и инициалы, а не руководителя или главбуха (письмо от 23.04.12 № 03-07-09/39). Чтобы исключить претензии, можно попросить поставщика в двух экземплярах над неверной расшифровкой дописать ручкой правильные фамилию и инициалы. Также можно дополнить, что за директора документ подписал другой специалист (см. образец с верной подписью). Комбинированный способ заполнения счета-фактуры и две расшифровки подписи чиновники считают допустимыми (письмо Минфина России от 28.04.09 № 03-07-09/23).

Верная подпись

Ситуация № 2

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана вместо руководителя

В счете-фактуре, подписанном не руководителем, а иным сотрудником, некоторые поставщики стирают название Руководитель организации или иное уполномоченное лицо и меняют на должность того специалиста, который поставил в документе свой автограф. К примеру, Начальник отдела продаж (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Безопаснее попросить поставщика переделать такой документ. В старой форме счета-фактуры Минфин не считал ошибкой удаление реквизита Руководитель организации и запись вместо него другой должности (письмо от 26.07.06 № 03-04-11/127). Но в этой надписи не было упоминания об уполномоченном сотруднике. Поэтому специалисту требовалось поставить подпись на месте руководителя, хотя он им не является. В новой форме названы и руководитель, и уполномоченное лицо. Поэтому данная запись обязательна и удалять ее нельзя. Как мы выяснили, так считают в Минфине. В счет-фактуру можно вносить дополнительные сведения, но никак не менять наименование обязательных строк.

Должность сотрудника, который подписал счет-фактуру, компания вправе уточнить. Но безопаснее это оформить справочно. К примеру, рядом с фамилией сотрудника или внизу документа после всех реквизитов (см. образец с верной подписью). Рядом с должностью можно также отразить дату и номер доверенности или приказа, на основании которого работник подписал счет-фактуру. Тогда у налоговиков точно не будет вопросов к автографу.

Ситуация № 3

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана отдельной строкой

В некоторых компаниях считают, что зам руководителя или иной сотрудник не вправе расписаться в поле для подписи директора. Поэтому добавляют в счет-фактуру отдельную строку с должностью специалиста, местом для подписи и ее расшифровкой. Саму же строку с надписью Руководитель или иное уполномоченное лицо с фамилией и инициалами руководителя оставляют пустой (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Такая запись не критична. Дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не запрещены (письмо Минфина России от 27.07.12 № 03-07-09/93). А неточность не мешает налоговикам определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако на местах инспекторы могут предъявить претензии к тому, что подпись в основном реквизите осталась незаполненной. Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант - подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см. образец с верной подписью).

Основной аргумент - в отличие от старой формы счета-фактуры в новой форме в названии реквизита уже есть упоминание об уполномоченном сотруднике. Так что в дополнительных строках нет необходимости. Главное, чтобы у специалиста были полномочия на право подписи. Если поставщик настаивает на том, чтобы в счете-фактуре была конкретная должность, эти сведения можно привести справочно.

Верная подпись в ситуациях № 2 и № 3

Ситуация № 4

Счет-фактуру подписывает руководитель, но расшифровка подписи отсутствует

Бывает, что поставщики оставляют пустым место для расшифровки подписи в счете-фактуре. Обычно это происходит по невнимательности. К примеру, компания не печатает фамилии, если право подписи счетов-фактур есть у нескольких человек. Однако сотрудники, поставив подпись, забывают расшифровать ее или поставить штамп с фамилией и инициалами (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись

Налоговый кодекс не требует от руководителя и главбуха расшифровывать подпись в счете-фактуре. То есть реквизит не является обязательным (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако форма счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) включает как саму подпись, так и расшифровку. Так что с пустым полем споры не исключены. И на практике инспекторы этим пользуются, чтобы отказать в вычетах. Причем в одних случаях судьи поддерживают компании ( постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.05.11 № КА-А40/4521-11), а в других - налоговиков. Основной аргумент - невозможно определить, кто на самом деле подписал документ и есть ли у сотрудника полномочия на это (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.12 № А53-4199/2011). Само наличие судебной практики говорит о том, что получить вычет по дефектному счету-фактуре без проблем вряд ли получится.

Так что безопаснее попросить поставщика заменить счет-фактуру или дописать расшифровку от руки (см. образец с верной подписью). Причем не стоит откладывать исправление счета-фактуры. За прошедшее время в штате поставщика могут произойти перестановки. И сотрудники просто не опознают подпись бывшего коллеги.

Верная подпись

Так же как и в ситуации № 1, комбинированный способ - частично на компьютере, частично от руки - не является нарушением. Иначе говоря, расшифровку может вписать и сам покупатель. Главное, чтобы записи были идентичны в двух экземплярах счетов-фактур - поставщика и покупателя.

Ситуация № 5

В счете-фактуре только подпись руководителя, а вместо подписи главбуха написано не предусмотрен

Небольшие компании, в которых нет главбуха или в штате только обычный бухгалтер, оставляют в счете-фактуре место для подписи главбуха пустым, ставят прочерк или допечатывают не предусмотрен (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Формально такое заполнение ошибкой не является. Если главбуха в компании действительно нет, то он и не сможет поставить свою подпись на документе. В подобных ситуациях инспекторы отказывают в вычетах. Однако компаниям удается доказать в суде, что подпись не обязательна. Аргументы следующие. По закону руководитель может учредить бухгалтерскую службу или в зависимости от объема операций лично вести бухучет (ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Если используется второй вариант и руководитель составляет счета-фактуры сам, то одной его подписи достаточно, а в строке для подписи главбуха можно оставить надпись не предусмотрен (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.04.10 № А53-3903/2009).

Тем не менее, учитывая сложившуюся судебную практику, нестандартная расшифровка приведет к спорам с инспекторами. Безопаснее использовать другой вариант - раз директор ведет бухучет сам, то он же вправе расписаться и вместо главбуха (см. образец с верной подписью). Как мы выяснили, так же считают в Минфине. Ведь по закону счет-фактуру подписывают два сотрудника - руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные на это специалисты (п. 6 ст. 169 НК РФ). А значит, невыполнение таких требований является основанием для отказа в вычете НДС.

Верная подпись

При двойной подписи у поставщика безопаснее попросить документы, которые подтверждают полномочия руководителя. В частности, приказ, по которому он возлагает на себя обязанности по ведению бухучета. Либо штатное расписание, из которого видно, что должности главбуха в компании нет.

Кстати, с электронными счетами-фактурами проблем с подписью главбуха нет. В этих документах показатель Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо даже не формируется (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Ситуация № 6

Счет-фактуру, выставленный агентом, подписывает и продавец, и агент

Агент, который закупает товары для принципала, в счете-фактуре должен написать в качестве продавца не себя, а реального поставщика продукции. Его наименование, адрес, ИНН и КПП он заполняет в строках 2, 2а и 2б. Но, чтобы покупатель не запутался, кто есть кто, в счет-фактуру посредник включает еще и свои данные. А дополнительно заполняет строку с подписью руководителя компании-продавца, в которой тот расписывается, хотя это неправильно (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись

Заполнение счета-фактуры с подписями двух компаний прямо не запрещено ни Налоговым кодексом, ни постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Тем более о правилах подписания счетов-фактур посредниками в этих документах вообще ничего не сказано. Но, по мнению чиновников, подписать посреднический счет-фактуру должен агент (письма Минфина России от 31.07.12 № 03-07-09/97, от 02.03.12 № 03-07-09/16). Подпись продавца на этом документе не нужна. Получается, это дополнительный реквизит. А он не мешает заявить вычет по НДС.

Однако правила составления счетов-фактур посредниками появились только в этом году. И не исключено, что на практике инспекторы будут предъявлять претензии к счетам-фактурам с множественными подписями. Судебная практика пока не сложилась. Поэтому покупателю, который закупает товары через посредника, безопаснее избавиться от счетов-фактур с лишними подписями. А для этого надо попросить агента переоформить их.

Самый безопасный вариант заполнения - тот, который рекомендуют сами чиновники. То есть посредник должен подписать счет-фактуру сам, но в качестве продавца записать реального поставщика. Чтобы не возникло путаницы, в самом счете-фактуре посредник может дополнительно вписать и себя, но лишь для справки и лучше отдельной строкой в конце документа. Чиновники также допускают, что в счет-фактуру можно включить и сведения об агентском договоре, по которому агент обязуется приобрести товары. Например, номер и дату договора (письмо Минфина России от 21.06.12 № 03-07-15/66). Все дополнительные сведения также безопаснее включить справочно после всей обязательной информации (см. образец с верной подписью).

Верная подпись

Ситуация № 7

Счет-фактуру за предпринимателя подписывают уполномоченный сотрудник и главбух

На практике счета-фактуры предпринимателей часто подписывают представители. Это происходит по объективным причинам. К примеру, у предпринимателя несколько оптовых магазинов в разных регионах. Поэтому в одном регионе счета-фактуры он подписывает сам, а в другом - делегирует сотрудникам. Это слишком рискованно (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

По мнению Минфина, предприниматель все счета-фактуры должен подписывать собственноручно, а передавать право подписи не вправе (письмо от 24.07.12 № 03-07-14/70). Иногда покупателям удается доказать в суде, что счет-фактура действителен, даже если за предпринимателя расписался его сотрудник (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.08 № Ф08-949/08-334А). Ведь бизнесмен вправе участвовать в налоговых отношениях через своего представителя (ст. 26 НК РФ). Но, чтобы не спорить, проще возвратить счет-фактуру и попросить расписаться не представителя, а самого предпринимателя (см. образец с верной подписью).

Предприниматели допускают и иные вольности. Одни передают счета-фактуры как со своей подписью, так и с подписью главбуха, хотя она нужна только для компаний. Другие считают лишними строки для подписи руководителя и главбуха и стирают их. Как мы выяснили в Минфине, такое нестандартное заполнение не лишает покупателя вычетов по НДС. Но во избежание споров пустые строки безопаснее оставить на своих местах и не удалять.

Приказ, которым руководитель закрепит за сотрудником право подписывать документы

Почему этот документ важен: Такой приказ нередко требуют налоговики наряду с доверенностью, если проверяют подлинность подписей на счетах-фактурах, выданных покупателям. В чем часто ошибаются: Забывают привести в приказе образцы подписей уполномоченных сотрудников.

Когда потребуется документ

Вообще перечень сотрудников, которые имеют право лично подписывать первичные документы, руководитель организации утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Это следует из пункта 3 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ О бухгалтерском учете. Речь идет, к примеру, об актах приемки-передачи, товарных накладных. То есть о тех бумагах, в которых подписи именно руководителя или главного бухгалтера не требуются.

Если ваша компания на упрощенке

Образец, данный в статье, пригодится упрощенщикам, если руководитель или главный бухгалтер решит передать кому-то из сотрудников право подписывать документы.

Однако немало и таких документов (в частности, различные договоры, счета-фактуры), визировать которые должны главбух или руководство. А чтобы вместо них мог расписаться кто-то другой из сотрудников, право заверять документы необходимо передать. Обычно для этого оформляют доверенность или приказ.

В отдельных случаях стоит составить и тот и другой документ одновременно. Пример тому - ситуация, когда директор передает кому-то право подписывать за него счета-фактуры. Дело в том, что если у налоговиков возникают сомнения в подлинности подписей уполномоченных сотрудников в счете-фактуре, они нередко требуют у самого продавца помимо доверенности еще и копию соответствующего приказа .

Покупатель такие бумаги представлять в инспекцию не должен. Он в принципе не обязан запрашивать у продавцов подобные документы, также как и поставщики не обязаны выдавать их покупателям. Это представители ФНС России подтвердили в письме от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664.

Тем не менее, если ревизоры обнаружат, что счета-фактуры заверены неуполномоченными работниками, в вычете покупателю наверняка откажут. И доказывать, что он не должен был проверять достоверность подписей, ему придется в суде.

Поэтому лучше оформить помимо доверенности еще и приказ о передаче права подписи счетов-фактур. И при необходимости предоставлять их копии покупателям, чтобы у тех не возникало проблем с налоговыми инспекторами.

Как оформить приказ

Типового образца для приказа о передаче права подписи нет. Поэтому вы можете составить такой документ в произвольной форме. Как он может выглядеть, смотрите ниже. Главное, чтобы в приказе содержалась информация о том, кому передается право визировать бумаги, и образцы подписей таких уполномоченных сотрудников.

Кроме того, прямо в приказе можно установить срок, в течение которого тот или иной работник вправе визировать конкретные документы, скажем счета-фактуры. Еще советуем предусмотреть дополнительных уполномоченных на подпись. Это на тот случай, если основные вдруг заболеют, уедут в командировку или будут отсутствовать по каким-то иным причинам.

Что еще важно помнить, передавая право подписи другим сотрудникам

Часто в бланке документа изначально стоят должность и фамилия руководителя компании. То есть достаточно поставить подпись. А если директор передал право заверять документ кому-то другому, может ли тогда другой сотрудник расписаться в бланке?

Частая ошибка

Расписываясь за руководителя в бланке документа, ставят косую черту или предлог за. Этого делать не нужно. Сотруднику достаточно от руки написать свою настоящую должность.

Да, может. Но при этом лучше учитывать правила, которые есть в приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Расписываясь за руководителя, уполномоченный сотрудник должен вписать от руки свою настоящую должность и фамилию. А вот ставить косую черту перед наименованием должности или предлог за, как это часто делают, не нужно.

Доверенность на право подписи счетов-фактур, актов, накладных

Данная доверенность предназначена для подписания представителем счетов-фактур, актов, накладных в организациях и учреждениях.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ ).

В качестве доверителя в доверенности на право подписи счетов-фактур, актов, накладных могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (то есть исключительно юридические лица). В статусе представителя может быть любое физическое лицо или организация. В Налоговом кодексе РФ не содержится ограничений по назначению должностных лиц, имеющих право подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации.

Объем передаваемых полномочий по доверенности на право подписи счетов-фактур, актов, накладных обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. В соответствии с письмом Федеральной налоговой службы от 9 июля 2009 г. N ШС-22-3/553@ "По вопросу возможности подписания счетов-фактур уполномоченным представителем индивидуального предпринимателя", индивидуальный предприниматель не вправе возложить обязанность подписания счетов-фактур на уполномоченных им лиц.

Если счет-фактуру, акт или накладную подписывает представитель, указанный в бланке доверенности, то в месте, отведенном для подписи, рекомендуется указать:

Также, во избежание возможных претензий, рекомендуется прилагать копию доверенности на право подписи счетов-фактур, актов, накладных к самим документам.

Кто подпишет счет-фактуру?

Налоговый кодекс Российской Федерации 1 разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и иные лица. Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

З ачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Источники: biznes-prost.ru, taxpravo.ru, www.glavbukh.ru, www.quickdoc.ru, www.delo-press.ru