Счета и их виды (Счет фактура, счет проформа, инвойс)

Счет (инвойс, англ. invoice) - документ который выписывается продавцом, на имя покупателя. В общем случае счет это документ, на основании которого осуществляется оплата товара. Счет, как правило, содержит подробное описание товара, его стоимость, общую цену поставляемой продукции, условия поставки и платежа, наименование и реквизиты поставщика и покупателя. Также в счет фактуре могут указываться номер контракта, отгрузочного документа, а также платежные реквизиты.

Наиболее часто встречаются счета двух видов: счет фактура и счет проформа.

Счет проформа (инвойс проформа, предварительный счет, англ. proforma invoice). Как правило счет проформа выписывается в следующих случаях:

- товар поставляется на безоплатной основе.

- товар подлежит оплате в соответствии другим счетом или документом.

Как правило, счет проформа выполняет функции товаросопроводительного документа содержащего информацию о грузе необходимую для таможенных целей, перевозки и т.д.

Счет фактура (инвойс фактура, англ. invoice factura) документ, удостоверяющий фактическую поставку товара или услуги и их стоимость, являеться документом на основании которго производиться оплата, а также товаросопроводительным документом.

Бланк транспортной накладной (новая форма 2012 года)

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Транспортная накладная является подтверждением заключения договора перевозки груза. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в трёх экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Посмотреть как работает Класс365

Вход в демо-версию

Как правильно заполнить транспортную накладную

Транспортная накладная составляется в трёх экземплярах. Каждому присваивается порядковый номер. Все они являются оригиналами.

В накладной предусмотрены отдельные строки для грузоотправителя/грузополучателя - юридического или физического лица (пункты 1 и 2).

Обратите внимание! В новой транспортной накладной нет таблицы с товарами. В ней указывается только наименование груза, его объём и маркировка количество и цены не указываются (пункт 3).

Прочие пункты новой накладной:

Пункт 4. Сопроводительные документы на груз: сертификаты, паспорта качества и прочие.

Пункт 5. Указания грузоотправителя: требуемая вместимость автомобиля, рекомендации о температурном режиме перевозки и прочие.

Пункт 6. Дата и время подачи автотранспорта под погрузку согласно договору, а также фактическое время подачи автотранспорта.

Пункт 7. Дата и время подачи автотранспорта под выгрузку - по договору и фактическое время.

Пункт 8. Условия перевозки. Данный пункт может остаться не заполненным, в случае если перевозки груза осуществляется в условиях, предусмотренных Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и новыми Правилами.

Пункт 9. Данный пункт заполняется перевозчиком.

Пункт 10. Указывается ФИО лица, ответственного за перевозку, ФИО водителя автотранспорта и данные об их средствах связи.

Пункт 11. Указываются сведения о транспортном средстве: грузоподъёмность указывается в тоннах, вместимость в кубометрах.

Пункт 12. Перевозчик может указать свои замечания: о фактическом состоянии груза, маркировке и т.п.

Пункт 13. Данный пункт заполняется в случае перевозки грузов, требующих специального разрешения (опасные, тяжеловесные, крупногабаритные грузы).

Пункт 14. Заполняется перевозчиком в случае, когда адрес доставки изменился в пути (в процессе перевозки).

Пункт 15. Указывается итоговая стоимость услуг по перевозке и порядок расчёта провозной платы.

Пункт 16. Указывается дата составления. а также подпись одной и другой стороны.

Пункт 17. Заполняется, если были нарушены условия договора. Ставится отметка о составленном акте о нарушении.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Больше не нужно вести складской учет в excel. заполняйте бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!

Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Программа позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет, что поспособствует увеличению продаж в розничном магазине или в оптовой торговле.

Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!

Образец счет-фактуры

Счет-фактура - первичный документ, который появляется в рамках предпринимательской деятельности, в том случае если компания поставляющая товар, оказывающая услуги, выполняющая работы для контрагента находится на общей системе налогообложения, т.е. обязана платить налог на добавленную стоимость (НДС).

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, счет-фактура может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном формате, если у обеих сторон имеются технические возможности обмена юридически значимыми электронным документами. При формировании электронного счета-фактуры, компания поставщик загружает электронный документ в систему электронного документооборота (EDI), подписывает документ электронным ключом (КЭП) и отправляет документ контрагенту.

Как правило, счет-фактуру поставщик передает контрагенту вместе с другими первичным документами:

Счет-фактура является документ на основании которого, покупатель принимает к вычету налог на добавленную стоимость (НДС).

Форма документа и требования к его содержанию и оформлению отражены в статье 169 Главы 21 НК РФ. Основными параметрами, обязательным к заполнению являются:

1. номер и дата составления документа
2. наименование покупателя, его адрес, ИНН и КПП
3. номер платежно-расчетного документа, при наличии авансов
4. валюта платежа
5. список поставляемой продукции, с указанием ее наименования, ставки налога НДС, количества, цены, суммы, суммы акциза (при наличии), страну происхождения товара, номер таможенной декларации

Корректировочный счет-фактура

Документ формируется в том случае, если стоимость отгруженной продукции (оказанных услуг, выполненных работ) оказались ниже, чем в изначально сформированном счет-фактуре. Уменьшение стоимости может быть вызвано различными причинами, в частности:

При наличии ошибок в изначально сформированном документе, формируется корректировочный. В том случае, если ошибки сохраняются и в последнем, это может стать причиной отказа налоговых органов принять к вычету сумму налога на добавленную стоимость.

Журнал учета счетов-фактур

Компании на общей системе налогообложения обязаны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, а также книгу покупок и книгу продаж. Также журнал должны вести предприниматели на упрощенной системе налогообложения, в случае если они осуществляют предпринимательскую деятельность в интересах компании, работающей с НДС, либо работающих по схеме комиссии или агентской схеме.

От первички до отчетности

Предыдущие уроки мы посвятили знакомству с первичной документацией по учету запасов, ее назначением и порядком оформления. Напомним, что в соответствии со статьей 9 Закона Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине от 16.07.99 г. №996-ХіV основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты свершения хозяйственных операций. В связи с этим значение первичных документов для бухгалтерского учета трудно переоценить, и мы в этом убедились. Именно по этой причине первичные документы, как правило, имеют типовую форму и утверждаются Минстатом, Минфином и т. д.

Кроме первичных документов, также строго определены и утверждены формы финансовой и налоговой отчетности. Бухгалтер не имеет права использовать не утвержденные бланки первичных или отчетных документов или каким-либо образом их изменять. Однако от первичных документов до отчетности необходимо пройти длинный путь, который в большей степени никоим образом не определен. Кроме того, этот путь может быть разным, что зависит от вида деятельности предприятия, вариантов поступления и использования запасов и т. д.

В Законе Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине по этому поводу сказано, что информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, и все. А как правильно на практике пройти этот путь от первички до отчетности, для многих бухгалтеров остается неразрешимой задачей.

Пробуя ее решить, некоторые бухгалтеры пытаются приспособить к современным условиям и требованиям журнально-ордерную форму учета или еще более древнюю мемориально-ордерную, изобретают что-то свое, и в результате получается такое, что и пером не описать. Не готов наш бухгалтер к такой свободе, не всегда у него хватает знаний решить данную проблему. Примеров этому можно привести достаточно много, один из них - это формы бланков счетов-фактур и то, в каком порядке они используются предприятиями на данный момент. Об этом и о многих других вопросах, связанных с прохождением пути от первички до отчетности, и будет идти наш дальнейший разговор. Начнем мы его с источников поступления запасов на склад предприятия.

Источники поступления запасов

Запасы, которые зачисляются на баланс предприятия, могут быть:

1) приобретены за плату у посторонних юридических или физических лиц

2) произведены собственными силами

3) получены в виде взноса в уставный капитал предприятия

4) получены предприятием на безвозмездной основе

5) приобретены в результате обмена на аналогичные запасы

6) приобретены в результате обмена или частичного обмена на неаналогичные запасы.

Каждый из указанных вариантов предполагает свой порядок оформления документов и отображения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Приобретение за плату у юридических лиц

В первом случае, когда запасы приобретаются за плату у юридических лиц, все должно начинаться с договора. Однако, как показывает практика, так происходит далеко не всегда. Очень многие предприятия недооценивают значение договоров, считают, что их разработка, утверждение и подписание - это лишняя трата времени, в связи с чем практикуют приобретение запасов (и не только запасов) путем оплаты выставленных поставщиком счетов. То есть в данном случае предприятие действует по следующей схеме (на примере приобретения товаров, пооперационно):

1. Определяется поставщик (далее - предприятие А), который предлагает необходимый вид товара соответствующего качества, устраивающий покупателя по цене.

2. На предприятие А направляется доверенное лицо предприятия-покупателя (далее - предприятие Б), которое осматривает товар и принимает решение о его покупке.

После чего должен идти переговорный процесс между предприятием А и предприятием Б, во время которого определяются перечень товаров, объем поставки, цены, условия поставки, условия оплаты и многое другое. Все это отображается в договоре, который подписывается обеими сторонами и на основании которого в дальнейшем можно предъявить претензии другой стороне, если она не выполняет условия договора. Однако если договор заключается в устной форме, а именно такой вариант мы рассматриваем, то предприятие, как покупатель, так и поставщик, теряет такую возможность и уже не застраховано от обмана и возможных потерь.

Тем не менее, многие предпочитают рисковать, и их следующие действия таковы:

3. Определив объем покупки, доверенное лицо предприятия Б заявляет об этом представителю предприятия А, уполномоченному выписывать покупателям счета на оплату.

1-я, 2-я и 3-я операции документально не оформляются и в бухгалтерском и налоговом учете не отображаются.

Следующая операция:

4. Представитель предприятия А выписывает расчетный документ на оплату и передает его доверенному лицу предприятия Б.

Несмотря на то, что в данном случае оформляется расчетный документ (счет), в бухгалтерском и налоговом учете он не отображается.

Оформление счета-фактуры

Заполнение счета-фактуры осуществляет поставщик, исходя из имеющейся информации о проведении операции. Рассмотрим процедуры заполнения счета-фактуры и затем заполним эту форму на примере. Отметим, что для учета операций и их контроля осуществляется регистрация данных документов в специальном регистре - журнале регистрации счетов-фактур, рассмотренном ниже.

Данный документ относится к исполнительным, оправдательным бухгалтерским документам. Его форма не утверждена, и предлагаемый вам образец мы сформировали с учетом практики применения счетов-фактур и требований, которые к ним предъявляются. Образец включает в себя минимум обязательной, необходимой для осуществления расчетов, информации и может быть дополнен другими реквизитами, необходимыми для конкретного предприятия и по конкретным расчетам.

На основе счета-фактуры у плательщика формируется величина стоимости материальных ценностей, называемая фактурной стоимостью. В зависимости от принятой методики включения в эту цену железнодорожного тарифа возможны две разновидности формирования стоимости ценностей: цена франко-вагон-станция отправления . т. е. когда железнодорожный тариф включается в фактическую стоимость товара сверх договорной цены и оплачивается покупателем, и цена франко-вагон-станция назначения . при которой тариф оплачивается поставщиком за счет своих средств, как в рассмотренном далее примере.

В графе Поставщик приводится сокращенное наименование предприятия-поставщика в соответствии с его учредительными документами, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты счета в обслуживающем учреждении банка, на который будут поступать средства плательщика (чаще всего это текущий счет).

В графе Грузоотправитель указываются сведения об организации, которая будет сдавать груз к перевозке перевозчику. Эту функцию может осуществлять третья организация по доверенности поставщика, сдавшая груз перевозчику для перевозки грузополучателю. Если отправку груза осуществляет сам поставщик, в сведениях об грузоотправителе указывается Он же.

При выборе конкретных путей сообщения (способа отгрузки) по отправке груза железнодорожным, воздушным, водным транспортом или комбинированным способом, в позиции формы Станция отправления поставщиком указывается соответственно станция, аэропорт, пристань отправления.

Поставщик в своем экземпляре счета указывает характеристику склада, с которого будет отгружаться товар, номер складской операции, присвоенный данному покупателю шифр, если это постоянный покупатель.

В графе Распоряжение об оплате или отказ от акцепта руководителем или лицом, уполномоченным подписывать расчетно-платежные документы плательщика (в нашем случае предприятие Б), на экземпляре плательщика при принятии решения: оплатить или отказать по обоснованным мотивам, делается распорядительная запись о согласии (акцепте) или несогласии (отказе от акцепта) на оплату данного счета.

В графах о плательщике указываются основные сведения о нем:

сокращенное наименование плательщика, указанное в его учредительных документах, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты текущего счета в обслуживающем учреждении банка.

В графе Грузополучатель приводятся сведения об организации, которой будет выдан груз в пункте получения (станции назначения). Этой стороной отношений может быть как сам отправитель, так и получатель, а также и другая организация, определенная сторонами. При отправке товара железнодорожным, воздушным, водным транспортом указывается соответственно станция, аэропорт, пристань назначения. Кроме того, здесь приводятся сведения о физических параметрах груза - число мест, вес.

Далее в счете-фактуре сообщаются сведения о договоре (договоре-заказе, заказе) на отгрузку, отпуск (указывается его номер и дата заключения), далее дата отгрузки и способ отправления (воздушным, железнодорожным и т. д. транспортом, номер квитанции или накладной перевозочных документов на отгруженные товары). Если покупатель получает товар со склада поставщика и самостоятельно доставляет его до места назначения, в данной графе указывается Вывоз транспортом покупателя.

Графа Дополнение содержит, как правило, условия оплаты данного счета плательщиком, предусмотренные договором или по устной договоренности. Например, Счет подлежит оплате в течение 5 дней (или 5 банковских дней) с даты его выписки или Оплатить до (дата). Здесь же возможно указание номера и даты доверенности, а также фамилии и инициалов доверенного лица покупателя, получившего товар, если товар был отпущен до выписки счета-фактуры.

Далее в счете-фактуре приводится информация о продукции, товарах, работах или услугах, которые отгружаются, отпускаются и которые необходимо оплатить. По каждой единице или учетной однородной группе указываются обязательные показатели (см. заполненный бланк счета). Итоговая величина в графе Сумма счета дает возможность определить стоимостный показатель единицы (партии) продукции, отгружаемой плательщику денег по данному счету-фактуре. Для поставщика-плательщика НДС делается расчет суммы налога по установленной ставке и в результате определяется общая сумма, подлежащая оплате по данному счету.

Должностными лицами, подписывающими счет-фактуру, формой бланка определены руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Однако в связи с отсутствием в Законе О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине конкретных должностных лиц, которые должны подписывать первичные бухгалтерские документы, предприятие имеет право самостоятельно устанавливать перечень таких лиц для конкретных документов. Для счета-фактуры (напомним, форма не утверждена Минстатом Украины) такими лицами могут быть:

первая подпись:

- руководитель или его заместитель

- главный экономист

- руководитель отдела сбыта (коммерческого отдела) и т. д.

вторая подпись:

- главный бухгалтер или его заместитель

- старший бухгалтер

- бухгалтер отдела реализации и т. д.

Возможны варианты, когда на счете ставится одна первая или одна вторая подпись.

Печать на счете-фактуре не ставится.

Счет-фактура выписывается в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников расчетов. Как правило, в операции участвуют только две стороны, поэтому счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, другой передается покупателю.

Сведения из заполненного счета-фактуры, до передачи его плательщику заносятся в учетный регистр - журнал регистрации счетов-фактур.

Данный регистр выполняет несколько функций. Во-первых, позволяет вести учет выписанных счетов, сохранять хронологический порядок выписки. Во-вторых, записи в нем дают возможность определять количество выписанных документов за определенный период, например, за месяц, и таким образом контролировать величину возникновения и погашения обязательств по отправке товаров.

Записи в журнале целесообразно осуществлять в последовательности, в которой заполняются сами счета-фактуры и исходя из степени важности информации для поставщика.

На следующей странице приводится предлагаемая форма Журнала регистрации счетов-фактур, заполненная на основе рассмотренного ранее примера по заполнению счета-фактуры.

В последней графе Примечания по усмотрению предприятия могут приводиться сведения о характере отношений - договор или устная договоренность, порядок расчетов, грузоотправитель, отметки об оплате счета, отправке груза и т. д.

Форма Журнал регистрации счетов-фактур также не утверждена, и предлагаемый вам образец может быть дополнен другими реквизитами, исходя из степени важности информации для поставщика.

5. Доверенное лицо предприятия Б передает один экземпляр счета руководителю своего предприятия, который, в свою очередь, передает его в бухгалтерию с распоряжением на счете-фактуре Оплатить. До оплаты больше никаких операций не производится.

6. Предприятие Б перечисляет денежные средства со своего счета на счет предприятия А, в соответствии с выписанным счетом-фактурой.

Практика предприятий Украины показывает, что зачастую для поставщика товара (предприятие А) недостаточно предъявления копии платежного поручения с отметкой банка о перечислении ему денежных средств, ему необходимо подтверждение о поступлении средств плательщика на его текущий счет, о чем свидетельствует выписка банка со счета. Поэтому реально процедуры оформления и отгрузки приобретенного товара начинаются после поступления денег на счет поставщика.

Журнал регистрации счетов-фактур

Счет на оплату

Счет на оплату - это бухгалтерский документ, не предусмотренный нормативными актами, который используется с одной целью – «напомнить» заказчику, что Вы свою работу выполнили и ожидаете от него оплату за оказанные услуги или поставленный товар. Кроме того сторона, поставляющая товар (выполняющая работу), при заключении договора часто указывает, что оплата производится по выставленному счету и в определенный договором срок.

Выставление счета не учитывается в бухгалтерском и налоговом учете, но если Вы планируете своевременно получать денежные средства за свой товар или услуги, то счет на оплату необходимо использовать в своей работе с заказчиками.

Какой-то определенной формы счета на оплату не существует. Ваша организация может разработать его самостоятельно. Основное требование к этому документу – счет должен содержать следующую информацию:

- номер и дата счета,

- банковские реквизиты Вашей организации,

- контактные телефоны бухгалтерии (для вопросов, которые могут возникнуть у Вашего клиента)

- наименование и стоимость товаров и услуг,

- сумма НДС (в случае, когда Ваша продукция или работы облагаются данным налогом)

Также в документ можно добавить разъясняющую и рекламную информацию, адрес офиса Вашей организации, название сайта, сроки выполнения работ (поставки товара).

Счет на оплату не обязательно подписывается руководителем фирмы или главным бухгалтером, но, по сложившейся в нашей стране практике, выставленный счет заверяется подписью директора или главного бухгалтера с приложенной печатью организации.

На нашем сайте Вы можете скачать счет на оплату, содержащий реквизиты компании ООО "Пиренеус".

В ближайшее время появятся образцы счетов, которыми Вы сможете воспользоваться при составлении и предъявлении счетов своим заказчикам.

Примечание:

Оплата юридическими лицами услуг компании "Пиренеус" возможна за наличный и безналичный расчет.

После согласования по телефону всех условий доставки груза наш сотрудник отправит Вам по электронной почте счет на оплату.

После оплаты заказа отправьте копию платежного поручения по факсу или по телефону подтвердите факт оплаты.

Все необходимые для бухгалтерии документы (счет-фактура, товарно-транспортная накладная, счет на оплату) выдаются заказчику по окончании работы.

образец счета на оплату.

Источники: expeditor.com.ua, class365.ru, allcontract.ru, dtkt.com.ua, pireneus.ru