Особенности оформления счета-фактуры

Счет-фактура – это важный документ, наличие которого позволяет направить уплаченный поставщику НДС к вычету. Именно поэтому очень важно правильно оформление счета-фактуры. В статье мы разберем, каким образом заполняется бланк этого документа, что в какой строке следует указывать. Опустившись в самый низ страницы, вы сможете скачать заполненный образец счета-фактуры, а также пустой бланк для заполнения.

Счет-фактура образец заполнения

Образец счета-фактуры

Заполнение строк бланка счет-фактуры:

1 – указывают номер по порядку и дату оформления счета-фактуры.

1а - заполняется при составлении исправленного документа: порядковый номер, дата внесения исправления. Если исправления не вносятся, следует ставить прочерк.

2 – вносится название продавца, на основе учредительных документов.

2а – указывается адрес нахождения организации – продавца, для ИП – адрес проживания.

2б - заполняется идентификационный номер принадлежащий налогоплательщику и код причины постановки на учет.

3 – в случае, когда и Грузоотправитель, и Продавец - одно и то же лицо, делается запись он же . Если счет-фактуру оформляет налоговый агент или она составляется на выполняемые работы (оказываемые услуги), следует ставить прочерк.

4 – указывается название организации – грузополучателя, и его, адрес, на основании учредительных документов.

5 – вносятся данные платежно-расчетного документа либо чека кассового (в случае расчета посредством платежно-расчетных документов либо чеков кассовых, к которым необходимо прилагать счет-фактуру).

При составлении данного документа в случае оплаты в счет будущих поставок с применением безналичной формы оплаты, в этой строке бланка счета-фактуры необходимо ставить прочерк.

6 – указывается сокращенное или полное наименование покупателя.

6а – адрес его места нахождения.

6б -  заполняется идентификационный номер и код причины постановки на учет покупателя.

7 - указывается код по ОК. Если оплата согласно договору производится в рублях, и сумма эквивалентна установленной сумме в зарубежной  валюте, то в качестве валюты следует указывать рубль и код 643.

Заполнение граф таблицы бланка счета-фактуры:

1 - вносится наименование поставляемого, отгружаемого товара (оказываемых услуг, выполняемых работ), передаваемых прав имущественного характера. Недопустимо указание наименования на иностранном языке.

2 – указывается единица товара, работы, услуги в соответствии с ОКЕИ, при возможности ее определения.

2а – при отсутствии показателя либо при получении оплаты в счет будущих поставок в этой графе бланка необходимо ставить прочерк.

3 – ставится объем товаров (работ либо услуг), прав имущественного характера.

4 – указывается цена товара  (работы, услуги), имущественных прав за единицу измерения (в случае, если  возможно ее определить) согласно договору без НДС, а при применении цен регулируемых государством, которые включают в себя НДС, с учетом данного налога.

5 – результат умножения Графы 3 на графу 4.

6 - сумма акциза по подакцизному товару, при отсутствии такого показателя делается запись «без акциза».

7 – указывается ставка по налогу.

8 – вносится сумма НДС, которая предъявляется покупателю товаров (работ ли услуг), прав имущественного характера и определяется согласно применяемым налоговым ставкам.

9 - сумма графы 5 и графы 8.

10 – данная графа счета-фактуры заполняется лишь в том случае, когда страной происхождения не является Россия, в ином случае необходимо ставить прочерк.

10а - заполняется согласно ОК стран мира.

11 – заполняется, только если Россия не является страной происхождения, в ином случае следует ставить прочерк.

Заполненный бланк счета-фактуры должен подписывать руководитель учреждения и бухгалтер (главный), либо другие лица, уполномоченные на осуществление таких действий с помощью доверенности на право подписи .

При передаче товара покупателю вместе со счетом-фактурой происходит оформление товарной накладной (образец заполнение ТОРГ-12 можно скачать здесь ) или товарно-транспортной накладной (образец заполнения формы 1-Т можно скачать в этой статье ). Также возможно оформление счета на оплату (скачать образец счета ).

Счет-фактура и передаточный документ (накладная, акт приема-передачи) могут быть заменены одним документом - УПД (скачать бланк и образец УПД ).

На основе представленной информации нами был заполнен образец счета-фактуры, скачать который можно ниже.

Скачать образец заполнения счета-фактуры – ссылка .

Счет-фактура бланк скачать по ссылке .

Как по новым правилам вносить корректировки и делать исправления в счетах-фактурах

Продолжаем рассказывать о новых формах документов, применяемых при расчетах по НДС, и о правилах их заполнения. В первой статье мы рассказали о том, как изменились формы счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. В этой статье речь пойдет о корректировочных и исправленных счетах-фактурах, а также о порядке их регистрации. Данные новшества также утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Корректировки и исправления

В Правилах, утвержденных комментируемым постановлением № 1137, четко разграничены два понятия: внесение корректировок и исправление ошибок.

Корректировки – это изменение первоначальной стоимости, совершенное после отгрузки и по обоюдному согласию поставщика и покупателя.

Под ошибками следует понимать неверную информацию, изначально указанную в счете-фактуре (например, неправильный адрес поставщика или покупателя, чужой ИНН и др.).

В соответствие с этим детально прописаны два алгоритма. Первый – для внесения, регистрации и учета корректировок. Второй – для исправления ошибок. Вносить корректировки необходимо при помощи корректировочных счетов-фактур, а исправлять ошибки – посредством оформления новых экземпляров счетов-фактур с указанием номера и даты исправления.

Для простоты новый экземпляр с исправленными ошибками мы будем называть исправленным счетом-фактурой. А первоначальный экземпляр, который не является корректировочным, – исходным счетом-фактурой.

Внесение корректировок

Корректировочный счет-фактура

После вступления в силу комментируемого постановления № 1137, налогоплательщики должны использовать новый (постоянный) бланк корректировочного счета-фактуры.

Основное отличие от временной формы*, заключается в следующем. Раньше показатели «до изменения», «после изменения», а также разницу «к доплате» и «к уменьшению» нужно было указывать в специальных столбцах. Теперь для таких показателей отведены не столбцы, а строки.

В частности, для каждой позиции корректировочного счета-фактуры предусмотрено четыре строки: А (до изменения), Б (после изменения), В (увеличение) и Г (уменьшение). Чтобы рассчитать показатели для строк В и Г, нужно от цифры из строки А отнять цифру из строки Б.

Если полученное значение меньше нуля, то мы имеем дело с увеличением. Его нужно отразить по строке В с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке Г следует поставить прочерк.

Если полученное значение больше нуля, мы имеем дело с уменьшением. Его нужно отразить по строке Г с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке В следует поставить прочерк.

После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры, нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа 8) и стоимость с НДС (графа 9). Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним.

Добавим, что в «шапке» корректировочного счета-фактуры предусмотрены поля для его номера и даты, а также поля для номера и даты исходного счета-фактуры. Плюс к этому есть поля для номера и даты исправлений, внесенных в корректировочный и в исходный счет-фактуру.

Уменьшение стоимости: действия продавца

При уменьшении первоначальной стоимости продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Далее корректировочный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в периоде, когда выполнены следующие условия: наличие у продавца корректировочного счета-фактуры, составленного не ранее трех лет назад, и первичных документов на изменение условий поставки.

После этого поставщик получает право на вычет разницы между суммой НДС до и после корректировки.

Обратите внимание: продавец не должен регистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала, которая посвящена полученным счетам-фактурам. Данный нюанс отдельно оговорен в новых Правилах ведения журнала.

Уменьшение стоимости: действия покупателя

При уменьшении первоначальной стоимости покупатель должен зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Затем покупатель обязан зарегистрировать в книге продаж один из двух документов: либо корректировочный счет-фактуру, либо договор (соглашение и пр.) на изменение условий сделки. Регистрации подлежит тот документ, что получен ранее. Соответственно, запись в книге продаж нужно сделать за тот период, в котором регистрируемый документ поступил к покупателю.

После этого покупателю следует восстановить ранее принятый вычет в размере разницы между суммой налога до и после корректировки.

Увеличение стоимости: действия продавца

При увеличении первоначальной стоимости продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Также корректировочный счет-фактуру следует зарегистрировать либо в книге продаж, либо в дополнительном листе книги продаж.

Если отгрузка и корректировка состоялись в одном квартале, то регистрацию нужно делать в книге продаж за этот квартал.

Если отгрузка пришлась на один квартал, а корректировка на другой, то регистрацию необходимо осуществить в дополнительном листе книги продаж за квартал, когда состоялась отгрузка. При этом запись данных по корректировочному счету-фактуре в дополнительном листе нужно делать с положительным значением, то есть без знака «минус».

Наконец, продавец обязан начислить к уплате НДС в размере разницы между суммой налога до и после корректировки. Начисление надо датировать кварталом, в котором состоялась отгрузка.

Увеличение стоимости: действия покупателя

При увеличении первоначальной стоимости покупателю следует зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Потом нужно сделать запись в книге покупок за тот период, в котором у покупателя в наличии будут одновременно корректировочный счет-фактура составленный не ранее трех лет назад, и первичный документ на изменение условий поставки (договор, допсоглашение и др.).

В результате покупатель получает право принять вычет в размере разницы между величиной НДС до и после корректировки.

Как перенести данные из корректировочного счета-фактуры в журнал учета, книгу покупок и книгу продаж

Из какого поля корректировочного счета-фактуры

Как составить исправленный счет-фактуру и внести изменения в книгу продаж

Большая удача, если вы обнаружили ошибку в счете-фактуре до того, как передали документ покупателю. Но заметить помарку вовремя получается далеко не всегда. И о том, что в документе ошибочные данные, сообщает уже контрагент. В любом случае вносить изменения в исходный счет-фактуру нельзя. Чтобы устранить неточность, нужно выставить исправленный или корректировочный документ. Подробности читайте в конспекте лекции Ирины Маминой, которую подготовил журнал Семинар для бухгалтера.

Корректировочный счет-фактуру выписывайте, когда изменилась стоимость товаров. То есть уже после того, как оформили первичный документ, компании договорились уменьшить или увеличить цену товара. Или необходимо уточнить его количество.

Во всех остальных случаях, чтобы устранить ошибку, понадобится составить исправленный экземпляр. К примеру, в первоначальном счете были приведены неверные адрес, ИНН, наименование продавца или покупателя, ставка НДС. Или из-за технической или арифметической ошибки в счет-фактуру попала не та цена товара. Об этом постоянно напоминают контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 апреля 2012 г. № 03-07-09/34 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143 ).

Другое дело, что исправлять нужно только существенные ошибки. То есть те, из-за которых нельзя точно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку или сумму налога. При таких ошибках в счетах-фактурах налоговики вправе отказать покупателю в вычете. А вот незначительные погрешности устранять нужды нет. Основание - пункт 2 статьи 169 НК РФ. Так, это могут быть ошибки в нумерации, о чем напоминают представители финансового ведомства в письме от 14 мая 2012 г. № 03-07-09/50. Или же мелкие опечатки в наименовании компании, когда, к примеру, вместо заглавных букв стоят строчные или есть лишние символы (запятые, тире). А также если поставщик указал неточный индекс. Об этом - письма Минфина России от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130 и от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36. Кроме того, не нужно исправлять недочеты в коде или условном обозначении единицы измерения счета-фактуры. Это подтверждают и налоговики в письме от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915@ .

На семинаре мы поговорим именно об исправленных счетах-фактурах. Я расскажу, как их правильно оформить и внести исправления в книгу продаж. А также разберемся, как скорректировать базу по НДС.

Как выписать исправленный счет-фактуру

Чтобы исправить ошибку и составить новый, верный, экземпляр, нужно руководствоваться пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур (утв. постановлением № 1137 ). Составьте исправленный счет-фактуру с верными данными в двух экземплярах - для продавца и покупателя. Отмечу, что выписать его можно не только к отгрузочному, но и к авансовому, корректировочному или единому корректировочному счету-фактуре. Таким образом, и у покупателя, и у продавца будет сразу два документа - составленный с ошибкой и без нее.

Так вот, номер и дату в строке 1 нового документа перепишите из первоначального. То же самое сделайте со всеми верными данными по другим строкам, а вместо ошибочных укажите правильные. По строке 1а отразите порядковый номер и дату исправления.

А если ошибку нужно исправить в корректировочном счете-фактуре? Здесь действия будут аналогичными: верные данные перенесите из исходного документа, неверные замените правильными. А в строке 1а укажите порядковый номер и дату исправления. При этом в новом экземпляре в строках 1 и 1б нужно записать те же показатели, что и в первичном корректировочном. Это предусмотрено пунктом 6 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур. Они утверждены все тем же постановлением № 1137 .

Исправленный экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации или другие сотрудники, которые имеют на это право. А если продавцом выступает предприниматель, то не забудьте указать реквизиты его свидетельства о государственной регистрации.

- У нас такая ситуация. Мы должны были отгрузить покупателю 5000 бутылок минеральной воды. А при приемке выяснилось, что отгрузили больше - 5100. Поэтому мы заключили с контрагентом дополнительное соглашение и составили корректировочный счет-фактуру. Но через месяц выяснилось, что и в первичном документе, и в корректировочном указан неверный адрес покупателя. Как исправить такую ошибку?

- Нужно выставить покупателю исправленные экземпляры как первичного, так и корректировочного счетов-фактур с верным адресом покупателя. В новом корректировочном документе, конечно, нужно указать уже измененное количество товара - 5100 бутылок. А вот в исправленном счете-фактуре на отгрузку - первоначальное количество (5000 бутылок). Именно такой порядок предусмотрен пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур.

Надо ли вносить изменения в книгу продаж

Исправлять книгу продаж нужно, только если внесенные в счет-фактуру изменения затрагивают ее показатели. Например, когда бухгалтер исправил ИНН или наименование покупателя, цену, количество товара или налоговую ставку. Если же, допустим, он устранил ошибку в адресе, то это никак не повлияет на данные книги продаж. Такого показателя, как адрес покупателя, в ней просто нет. Поэтому книгу корректировать не нужно. Достаточно отразить исправленный экземпляр в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Однако чаще все же бывает иначе: бухгалтер исправил ошибку в счете-фактуре и ему нужно скорректировать книгу продаж. Тогда следует действовать в зависимости от ситуации.

Если вы нашли и устранили ошибку в счете-фактуре, который выставили в текущем квартале, то нужно исправить книгу продаж за этот период. То есть аннулировать запись об ошибочном экземпляре. Для этого в книге продаж отразите стоимостные показатели первичного счета-фактуры со знаком минус. А затем зарегистрируйте исправленный экземпляр с положительными значениями. Это следует из пункта 11 Правил ведения книги продаж.

Порядок корректировки книги продаж будет иной, если вы исправили счет-фактуру прошлого квартала. Тут без дополнительного листа не обойтись. Составьте его к тому кварталу, в котором был зарегистрирован ошибочный счет-фактура. Об этом сказано в пункте 3 Правил ведения книги продаж.

Дополнительный лист нужно составить по форме. установленной постановлением № 1137. В нем аннулируйте счет-фактуру с ошибкой и впишите исправленный. При этом алгоритм действий будет таким. Для начала в строку Итого перенесите результат по графам 4-9 книги продаж за квартал, в который вносите коррективы. Если книгу за данный налоговый период вы уже правили, то итоговые показатели возьмите из предыдущего дополнительного листа. Затем в следующих двух строках запишите показатели ошибочного счета-фактуры, который нужно аннулировать, и исправленного экземпляра. Причем стоимостные показатели счета-фактуры с ошибкой укажите со знаком минус. Наконец, в строке Всего следует вписать итоги по графам 4-9. Для этого из показателей строки Итого вычтите показатели ошибочного счета-фактуры. И к полученному результату прибавьте показатели исправленного. А данные из строки Всего вы используете, чтобы скорректировать декларацию по НДС.

ПРИМЕР Как бухгалтеру внести исправленный счет-фактуру в книгу продаж

ООО Стандарт отгрузило контрагенту товары на сумму 47 200 руб. (в том числе НДС - 7200 руб.). Бухгалтер выставил счет-фактуру от 11 сентября 2013 г. № 123. А в октябре заметил в документе ошибку. Неверно была указана стоимость товара, в счете-фактуре значилось 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.).

24 октября бухгалтер выставил исправленный счет-фактуру. В этот же день он составил дополнительный лист книги продаж за III квартал. И вписал туда показатели аннулируемого счета-фактуры с отрицательным значением, а данные исправленного документа со знаком плюс (см. образец доплиста книги продаж ниже. - Примеч. ред.).

А если нужно исправить счет-фактуру, к которому есть корректировочный? Как быть с книгой продаж? Составьте верный экземпляр к первичному документу. А также к корректировочному, если ошибка перетекла и в него. Затем в книге продаж аннулируйте оба счета-фактуры с ошибками и зарегистрируйте верные экземпляры в общем порядке.

Продолжение статьи о том, как скорректировать базу по НДС . вы можете прочитать на сайте электронного журнала Семинар для бухгалтера. Ознакомиться с материалом могут все, даже если нет подписки на издание. Просто оформите бесплатный доступ на три дня и журнал в вашем полном распоряжении.

Счета-фактуры: вносим исправления

В выставленных поставщиками счетах-фактурах довольно часто встречаются ошибки или неточности, которые в дальнейшем могут помешать организации-покупателю принять НДС к вычету. В каких случаях такие счета-фактуры необходимо корректировать? В каком порядке это нужно делать? Об этом, а также об основных проблемах, с которыми может столкнуться организация-покупатель, представляя исправленный документ в налоговую инспекцию, мы и поговорим.

К составлению и реквизитам счетов фактур Налоговым кодексом установлены обязательные требования 1. Только оформленный с соблюдением указанных требований счет-фактура является основанием для принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных ему продавцом 2. Из практики налоговых проверок большинство компаний знает не понаслышке, что любая мелкая неточность в оформлении счета-фактуры может послужить проверяющим формальным поводом для отказа в вычете.

Однако с начала этого года норма пункта 2 статьи 169 Кодекса действует в новой редакции 3. которая содержит, в частности, два дополнения. Во первых, в ней перечислены те ошибки в счетах-фактурах, которые не являются основанием для отказа в вычете суммы налога 4. Это ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

Во вторых, уточнено, что нельзя отказать покупателю в праве на вычет за невыполнение таких требований к счету-фактуре, которые не предусмотрены пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса 5 .

Эти изменения, безусловно, благоприятны для компаний. Но нужно учитывать, что применяются они только к правоотношениям, возникшим с 1 января 2010 года 6. Кроме того, законодатели не дали подробных разъяснений относительно ошибок в счетах-фактурах, которые не помешают вычету НДС. Поэтому в спорах с налоговиками по-прежнему большое значение будут иметь разъяснения чиновников и арбитражная практика (некоторые ссылки из недавних положительных решений по рассматриваемой проблеме приведены в табл. на с. 35).

По нашему мнению, неточности, допущенные в номерах и датах выписки счетов фактур, наименованиях и адресах грузоотправителей и грузополучателей или в номере платежно-расчетного документа (в случае получения предоплаты), а также некоторые другие аналогичные ошибки теперь не должны вызывать претензии со стороны инспекторов в части применения вычета. В остальных случаях, то есть когда нарушены существенные требования к заполнению счетов фактур, вычет по-прежнему возможно получить только после внесения исправлений в неправильно оформленные счета-фактуры.

Если ошибки в заполнении счета-фактуры выявлены в ходе налоговой проверки, то налоговики обязаны сообщить вам об этом с требованием внести соответствующие изменения в установленный срок 7. Безусловно, лучше представить в инспекцию исправленные продавцом документы до вынесения решения по результатам проверки. Однако для обоснования правомерности налоговых вычетов покупатель имеет право представить исправленные счета-фактуры вместе с жалобой в вышестоящий налоговый орган (для обжалования во внесудебном порядке 8 ), а также в дальнейшем, во время судебного разбирательства. А суд обязан исследовать эти документы 9 .

Какие ошибки в счете-фактуре не помеха для вычета: несколько положительных судебных решений

В чем заключается "дефект" счета-фактуры, по мнению проверяющих

Источники: blandoc.ru, ipnalog.ru, www.glavbukh.ru, www.audit-it.ru