Трудовые книжки

Трудовые книжки

Согласно ст. 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки были введены в СССР в 1939 году, и за все время их существования только в 1975 и в 1993 году были установлены их новые образцы.

В Украине порядок ведения трудовых книжек регулируется:

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его трудовой стаж и характер выполняемой работы (ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII О пенсионном обеспечении).

Отметим, что с 1 января 2004 года вступил в силу Закон Украины от 09.07.2003 г. № 1058-IV Об общеобязательном государственном пенсионном страховании, согласно которому периоды трудовой деятельности после этой даты исчисляются по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета. Однако ПФУ в письме от 26.04.2006 г. № 5252/05-20 сообщает, что трудовая книжка по-прежнему остается основным документом для подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.

Кроме того, от записей в трудовой книжке также зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплат за выслугу лет, право на дополнительный отпуск (ст. 7 и ст. 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР Об отпусках). Например, основной отпуск промышленно-производственному персоналу угольной, металлургической и другой промышленности согласно ст. 6 этого закона зависит от стажа работы на определенных производствах и т. д.

В случае отсутствия трудовой книжки с целью определения трудового стажа следует руководствоваться Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсии при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации независимо от форм собственности или у физического лица свыше 5 дней, в том числе:

Обратим внимание на то, что до 13 января 2000 года (до внесения изменений Законом Украины от 24.12.99 г. № 1356-XIV в ст. 48 КЗоТ ) трудовые книжки не велись:

Однако по-прежнему период занятия предпринимательской деятельностью физическими лицами - предпринимателями в трудовую книжку не вносится, трудовая книжка на него не ведется, поскольку при занятии такой деятельностью предприниматель ни с кем не состоит в трудовых правоотношениях, что также следует и из письма Минтруда от 30.11.2005 г. № 06-К54813/26.

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 Постановления № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, например административную, согласно ст. 41 КЗоТ (см. письмо Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45).

При приеме на работу работники обязаны предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, и вкладыш к ней (при его наличии), причем предъявление одного вкладыша без трудовой книжки не допускается.

Однако это правило не распространяется на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовой книжки.

При приеме на работу такие лица должны предъявить:

Трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к считает, что трудовые книжки заполняются на украинском языке, но Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, черными, синими или фиолетовыми чернилами. Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами (например, 01.02.98 г.)

Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка состоит из пяти разделов:

I. Сведения о работнике - заполняются на 1-й и 33-й (титульной) странице на соответствующем языке (украинском, русском), причем все данные вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении.

II. Сведения о работе - состоят из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п.п. в п. 2.14 - 2.22 Инструкции трудовых книжках.

III. Сведения о награждениях - вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины

IV. Сведения о поощрениях - вносятся сведения о поощрениях за труд (об открытиях, на которые выдан диплом о рационализаторских предложениях и изобретениях выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).

Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся

V. сведения о назначении пенсии - при назначении пенсии по возрасту, за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп органами, назначающими пенсии, Пенсия назначена. По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но в любом случае не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сведения о взысканиях (ст. 147 КЗоТ) в трудовую книжку не вносятся.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.

Кроме вышеперечисленных сведений, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):

Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. в трудовую книжку не вносятся. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.

Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 26.12.2005 г. № 375.

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:

Прежде всего, следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом-работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.

Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки (на которой указываются сведения о работнике) должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка. То есть физическое лицо-работодатель, не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки.

Свое мнение по данному вопросу высказали Минюст, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 30.03.2006 г. № 2421, соответственно. Единственное что можно почерпнуть из этих писем так это то, что работникам, впервые трудоустраивающимся на работу, не следует иметь первым работодателем в своей жизни частного предпринимателя, поскольку в такой ситуации трудовую книжку выписать никто не может. Хотя Госкомпредпринимательства в своем письме и посчитал возможным оформление частным предпринимателем трудовой книжки в данном случае, но считаем, что это противоречит п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках.

Частный предприниматель в такой ситуации, как указывает Минтруда в своем письме, не будет нести административной ответственности за невнесение записей в трудовую книжку и ее незаполнение (ст. 41 КУоАП). Причем поскольку ответственность за заполнение первой страницы трудовой книжки не тем лицом не установлена, то можно предположить, что частный предприниматель в этом случае также ненаказуем.

Почему этот вопрос касается именно работников. Трудовая книжка является подтверждением трудового стажа, который, в свою очередь, необходим для исчисления пенсии. В связи с этим, Минтруда в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 считает, что период работы в указанных случаях может быть подтвержден письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке. Такой вывод этот орган делает на основании п. 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Таким образом, работнику целесообразно хранить такой договор до момента назначения ему пенсии, иначе никаким другим документом трудовой стаж ему не подтвердить.

Отметим, что рассмотренная выше проблема не касается работников, у которых уже есть трудовая книжка, выданная работодателем - юридическим лицом в соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках, поскольку со второй и последующими записями в трудовую книжку таких проблем не возникает.

Согласно п. 2.201 Инструкции о трудовых книжках физические лица, принимающие на работу наемных работников, вносят записи в трудовые книжки работников в соответствии с условиями заключенных письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. Причем согласно ст. 241 КЗоТ физическое лицо-работодатель обязано зарегистрировать такой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.

Форма трудового договора между работником и физическим лицом-работодателем и Порядок регистрации трудового договора утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (далее - Приказ № 260).

В этом случае при приеме на работу в трудовую книжку таких работников физическое лицо производит следующую запись:

Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ, например, водителем ) по трудовому договору от ________ 200__ г. № ___, зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости).

При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости):

трудовой договор № ___ зарегистрирован _________ 200__ г.

Причем, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника возможно только в случае личного присутствия обеих сторон (физического лица-предпринимателя и работника) в службе занятости.

При увольнении таких работников производится следующая запись:

Уволен с работы согласно . например, ст. 38 КЗоТ Украины.

При этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости:

трудовой договор № ___ снят с регистрации _____________ 200__ г.

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки работников записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится на том предприятии, где была внесена соответствующая запись.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а в случае их утраты - другому документу данного предприятия (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости и т. п.). Однако никакие свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

Согласно письму Минтруда от 09.07.2001 г. № ОК10-Б19115/9 если предприятие, которое произвело неправильную запись, ликвидировано, то исправленную запись производит его правопреемник и удостоверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной архив.

Зачеркивание ранее внесенных неправильных записей не допускается.

Исправление неправильных или неточных записей производится в следующем порядке:

Изменение записей в трудовых книжках на первой (титульной) странице (или 33-й стр.) о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника производится на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первую (титульную) страницу трудовой книжки следующим образом:

Записи в трудовую книжку о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (КЗоТ Украины), например:

Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины

Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ Украины.

Днем увольнения считается последний день работы.

Наиболее распространенные формулировки приказов при увольнении и соответствующие записи в трудовой книжке приведены в специальном приложении.

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, при увольнении работника заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом.

Трудовая книжка в соответствии со ст. 47, 48, 116 и 117 КЗоТ должна быть выдана работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек (типовая форма № П-10), что также следует и из письма Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45.

При несвоевременной выдаче трудовой книжки по вине предприятия работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В таком случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Кроме того, несвоевременная выдача трудовой книжки является грубым нарушением трудового законодательства, в связи с этим виновное должностное лицо несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. Более подробно этот вопрос рассмотрен в теме Ответственность за нарушение законодательства о труде.

О новом дне увольнения издается приказ, а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись признается недействительной в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции о трудовых книжках.

Если в день увольнения работник отсутствует и ему невозможно вручить трудовую книжку, то необходимо направить ему телеграмму или заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости получения им трудовой книжки. Выслать трудовую книжку по почте можно только при письменном согласии работника (его заявлении).

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или по их требованию высылается почтой.

ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ

Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записей (графа 1) соответствующего раздела продолжается во вкладыше.

О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице, вверху, ставится штамп размером 10 х 25 мм и указывается серия и номер вкладыша.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.

ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В случае повреждения на первой странице непригодной трудовой книжки производится надпись Выдан дубликат, при этом непригодная трудовая книжка возвращается работнику и при последующем трудоустройстве на новое место работы им должен предъявляться только дубликат трудовой книжки.

При заполнении дубликата вносятся соответствующие записи по месту последней работы на основании приказов (распоряжений).

Если работник до трудоустройства на это предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата записи могут вноситься только на основании подлинных документов (или копий, заверенных в установленном порядке).

Если же таких документов нет, то в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работника до трудоустройства на данное предприятие, подтвержденном документами и записями в личной карточке работника (форма № П-2).

РАСЧЕТЫ ЗА ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ И ВКЛАДЫШИ К НИМ

При выписке новой трудовой книжки или вкладыша к ней согласно п. 6.1 Инструкции о трудовых книжках работник должен уплатить предприятию их стоимость.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также при порче бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в результате небрежного хранения, стоимость испорченных бланков уплачивается предприятием. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или из других причин, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости.

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Предприятие обязано постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно Приложению 1 к постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к номенклатуре документов строгой отчетности.

Согласно п. 3 Постановления № 301 трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности. Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся и учитываются в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственному лицу за ведение трудовых книжек под отчет.

После окончания каждого месяца ответственное лицо представляет бухгалтерии предприятия отчет о наличии бланков и о суммах, полученных при заполнении новых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходных ордеров кассы предприятия.

На испорченные бланки составляется акт на списание трудовых книжек и вкладышей к ним по форме № П-11.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей ведется в специальной книге по форме № П-9, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков бухгалтерией предприятия.

Отдел кадров, или ответственное за ведение трудовых книжек лицо, или служба управления персоналом, или другое подразделение предприятия, которое оформляет прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним.

Книги учета по формам П-9 и П-10 должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в отделе кадров 2 года отдельно от трудовых книжек работающих на предприятии.

После окончания этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, по истечении которых они могут быть уничтожены в установленном порядке (по акту в присутствии комиссии, аналогично акту формы № П-11).

Согласно п. 2.201 Инструкции о трудовых книжках трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители и т. д.), хранятся непосредственно у работников.

#1 MisterVoland

Незнакомец

Отправлено 10 February 2010 - 00:40

#2 SalesAlina

Энтузиаст

Отправлено 17 February 2010 - 00:48

Этот вопрос регламентируется Инструкцией про порядок ведения трудовых книг работников.

Согласно этой инструкции, при приёме на работу вносим следующие сведения:

Графа 1: Порядковый номер записи.

Графа 2: Дата приёма на работу

Графа 3: Заголовком пишем полное название предприятия. Далее - отдел, подразделение и т.п..(хотя это редко пишут). После этого - должность. Должность обозначаем по Класификатору профессий.

Графа 4: Основание внесения записи (обычно - приказ). Его номер и дата.

Пример:

Відомості про роботу:Товариство з обмеженою відповідальністю ZZZ

Строкой ниже:

№ запису: 5

Дата: 01.03.2009

Відомості про роботу:Прийнятий на посаду менеджера з продажу

На підставі чого внесено запис: Наказ №24/К від 01.03.2009 р.

При увольнении:

№ запису: 6

Дата: 31.12.2009

Відомості про роботу:Звільнений з займаної посади за (ПРИЧИНА УВОЛЬНЕНИЯ И СТАТЬЯ, к примеру..)власним бажанням (ст.38 КЗпП України)

На підставі чого внесено запис: Наказ №39/К від 31.12.2009 р.

При увольнении необходимо указать должность увольняющего, его иннициалы. Там же ставится его подпись и печать предприятия.

Ходят слухи, что с начала этого года обязывают вносить также код профессии, но так как в законодательстве изменений пока не зафиксированно, то вносить такую информацию не обязательно.

И да, кстати, в кадровом делопроизводстве различаются формулировки: призначено на посаду и прийнято на роботу. Первый случай - для руководителей и специалистов, второй - другие категории сотрудников.

Вобщем, за последний десяток лет- ничего особо не поменялось Нужна будет помощь - обращайтесь.

Сообщение отредактировал SalesAlina: 17 February 2010 - 00:58

#3 MisterVoland

Незнакомец

Отправлено 22 February 2010 - 23:11

Этот вопрос регламентируется Инструкцией про порядок ведения трудовых книг работников.

Согласно этой инструкции, при приёме на работу вносим следующие сведения:

Спасибочки

Графа 1: Порядковый номер записи.

Графа 2: Дата приёма на работу

Графа 3: Заголовком пишем полное название предприятия. Далее - отдел, подразделение и т.п..(хотя это редко пишут). После этого - должность. Должность обозначаем по Класификатору профессий.

Графа 4: Основание внесения записи (обычно - приказ). Его номер и дата.

Пример:

Відомості про роботу:Товариство з обмеженою відповідальністю ZZZ

Строкой ниже:

№ запису: 5

Дата: 01.03.2009

Відомості про роботу:Прийнятий на посаду менеджера з продажу

На підставі чого внесено запис: Наказ №24/К від 01.03.2009 р.

При увольнении:

№ запису: 6

Дата: 31.12.2009

Відомості про роботу:Звільнений з займаної посади за (ПРИЧИНА УВОЛЬНЕНИЯ И СТАТЬЯ, к примеру..)власним бажанням (ст.38 КЗпП України)

На підставі чого внесено запис: Наказ №39/К від 31.12.2009 р.

При увольнении необходимо указать должность увольняющего, его иннициалы. Там же ставится его подпись и печать предприятия.

Ходят слухи, что с начала этого года обязывают вносить также код профессии, но так как в законодательстве изменений пока не зафиксированно, то вносить такую информацию не обязательно.

И да, кстати, в кадровом делопроизводстве различаются формулировки: призначено на посаду и прийнято на роботу. Первый случай - для руководителей и специалистов, второй - другие категории сотрудников.

Вобщем, за последний десяток лет- ничего особо не поменялось Нужна будет помощь - обращайтесь.

Спасибочки

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: особенности заполнения

Все предприятия сталкиваются в своей деятельности с трудовыми книжками. Ведь на каждого работника нужно вести такую книжку. Но как вести, в каком порядке?

Об этом мы расскажем в сегодняшней статье.

Основные аспекты ведения ТК

На кого ведутся ТК? ТК ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица более 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58 ). ТК для совместителей ведутся только по месту основной работы ( п. 1.1 Инструкции № 58 ). Причем запись о работе по совместительству делается по месту основной работы только по желанию работника - отдельной строкой ( п. 2.14 Инструкции № 58 ). Об особенностях заполнения ТК на совместителей расскажем ниже.

Таким образом, записи в ТК вносит работодатель по основному месту работы . У него ТК и хранится, поскольку он ее ведет (исключение — работник у ФЛП: его ТК хранится у него см. Почту недели на с. 46 этого номера).

Кто впервые заполняет работнику ТК? Первое заполнение ТК осуществляет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы. Если же лицо, нанимаемое на работу, уже работало ранее, оно должно предъявить новому работодателю уже открытую ТК. Правда, узнать об этом факте работодатель может только от самого работника, поскольку обязанности или требования проверять такие данные у работодателя нет. Если работник уже имеет открытую ТК. но во время приема на новую работу скрывает этот факт, работодателю также придется завести ему новую ТК.

Лица, нанимаемые впервые и не имеющие ТК. должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке. Бывшие военнослужащие предъявляют военный билет, а освобожденные с места отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении ( п. 1.4 Инструкции № 58 ). Им работодатель оформляет ТК не позднее 5 дней после принятия на работу ( ст. 48 КЗоТ ). Наверняка имеются в виду календарные дни. Однако, исходя из того, что ТК ведутся на всех работников, которые работают более пяти дней (ст. 48 КЗоТ ), и с учетом того, что в п. 2.2 Инструкции № 58 отмечается о недельном сроке ее заполнения со дня принятия на работу, можно говорить, что в ст. 48 КЗоТ идет речь о рабочих днях, ведь при пятидневной рабочей неделе 5 рабочих дней как раз и будут недельным сроком.

Если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший рабочий день ( ст. 241 1 КЗоТ ). Этот факт нужно учитывать.

Как следует из разделов 6 и 7 Инструкции № 58, работодатель должен самостоятельно приобретать бланки ТК и заполнять их на работников, которые впервые принимаются на работу. Стоимость бланка взимается с работников ( п. 6.1 Инструкции № 58 ). Из содержания п. 7.2 Инструкции № 58 следует, что работник должен внести средства за бланк в кассу работодателя. Хотя практикуют также удержание ее стоимости из зарплаты. Мы рекомендуем стоимость ТК именно удерживать из зарплаты, а не получать в кассу, поскольку налоговики при проверках могут настаивать на необходимости проведения продажи ТК через регистраторы расчетных операций.

В случае, когда бланк ТК принесет сам работник, на первый взгляд, это может показаться нарушением порядка выдачи ТК. Но поскольку обязанность работодателя относительно выдачи ТК по первому месту работы четко не прописана ни в ст. 48 КЗоТ. ни в Инструкции № 58. вряд ли возможно рассматривать данный случай как нарушение порядка выдачи ТК. Поэтому, на наш взгляд, за это работодателя нельзя привлечь к ответственности.

На каком языке заполнять ТК? Согласно п. 2.1 и п. 4.1 Инструкции № 58 ТК заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках . Вместе с тем Минтруда в своем письме от 19.10.05 г. № 09-488-к отмечает, что в соответствии со ст. 10 Конституции Украины и Законом Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI государственным языком является украинский, и ведение делопроизводства и заполнение трудовых книжек осуществляются на государственном языке. Поэтому, по мнению Минтруда, ТК должна заполняться согласно действующему законодательству,

т. е. на украинском языке.

На наш взгляд, нужно придерживаться норм Инструкции № 58 и заполнять ТК на двух языках. Таким образом, все записи в ТК дублируются на двух языках и заверяются отдельно оба текста. Однако, если ТК будет заполнена лишь на украинском языке, то от ответственности можно «открещиваться» письмом Минтруда от 19.10.05 г. № 09-488-к.

Например, если мы заполнили первую страницу данными о работнике ТК на украинском, то аналогичная страница под номером 33 должна быть заполнена такими же данными на русском. То же касается и других страниц и записей.

Какой ручкой выполняются записи в ТК? Записи выполняются ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов ( п. 2.4 Инструкции № 58 ).

Какой формы должна быть ТК? Форма бланка ТК и вкладыша к ней утверждена постановлением № 301. а правила ее заполнения прописаны в Инструкции № 58. Однако если работник, нанимаемый на работу, ранее работал и предоставляет заполненную ТК прежнего формата (1938 или 1974 годов), менять ее на новую форму не нужно ( п. 1 постановления № 301 ).

Если в ТК заполнены все страницы и она дополняется вкладышем (о вкладыше скажем ниже), то независимо от того, какую ТК имеет работник, применяется вкладыш нового формата.

Процедура заполнения ТК. Прежде всего выдается соответствующий приказ (распоряжение) о принятии, увольнении и т. п. И уже на основании приказа делается запись в ТК. Кроме того, данная запись дословно дублируется в Личной карточке работника ( типовая форма № П-2* п. 2.5 Инструкции № 58 ).

* Форма утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. О ее заполнении читайте в статье «Личная карточка работника: новая форма с 2010 года» // «БН», 2010, № 6, с. 44.

Основаниями для записей в ТК являются также справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и т. п. При наличии справок параллельно составлять приказ (распоряжение) не нужно, основанием являются именно данные этих документов.

Порядок учета ТК. Работодатель отдельно ведет учет заполненных ТК работников и учет приобретенных бланков ТК ( раздел 7 Инструкции № 58 ). Первые — в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( типовая форма № П-10 ), которую ведет отдел кадров или другое аналогичное подразделение. Вторые — в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ( типовая форма № П-9 ), которую ведет бухгалтерия. Бланки ТК в бухгалтерии учитываются как документы строгой отчетности .

Где должна находиться ТК и когда и как она возвращается работнику? ТК хранятся у работодателя по основному месту работы ( п. 3 постановления № 301 ). Исключением является работодатель — физическое лицо, в таком случае ТК хранятся у работников ( п. 2.20-1 Инструкции № 58 ).

Работодатель должен вернуть ТК работнику только при увольнении — в день увольнения ( п. 4.1 Инструкции № 58 ).

Как видим, возможность выдачи работникам ТК на руки до момента увольнения не предусмотрена (см. также письмо Минтруда от 03.07.08 г. № 2022 ). Хотя необходимость такая иногда возникает, например, ТК могут требовать органы МВД, ПФУ и т. п. В данном случае работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из ТК. как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58. Хотя вопреки данному положению выдачу ТК иногда практикуют — на основании заявления работника, с отметкой в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Личной карточке работника.

В любом случае, получая при увольнении ТК. работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и в Личной карточке работника. Хотя если по каким-либо причинам работник не может лично получить ТК в день увольнения, он может написать заявление на имя руководителя с просьбой направить ТК по его почтовому адресу. При наличии такого заявления или другого письменного документа ТК в день увольнения или другой согласованный день посылается по адресу работника.

Если в день увольнения работника нет, работодатель обязан направить работнику почтовое уведомление с указанием необходимости получения ТК ( п. 4.2 Инструкции № 58 ). И сделать это очень важно. Ведь если в день увольнения работодатель по собственной вине не предоставит работнику ТК. он обязан будет за все время от дня увольнения до дня выдачи ТК уплатить работнику средний заработок ( п. 4.1 Инструкции № 58 ). В таком случае днем увольнения будет день выдачи ТК. Причем о новом дне увольнения следует издать новый приказ и на его основании сделать новую запись об увольнении в Личную карточку работника и ТК. А предыдущая запись будет считаться недействительной.

Иногда работодатели по каким-либо собственным мотивам отказываются выдать ТК увольняемому работнику. Как отмечено в письме Минтруда от 12.01.05 г. № 06-4/3, данное нарушение относится к грубым нарушениям законодательства о труде. А потому к ответственному должностному лицу работодателя может быть применена уголовная ответственность, предусмотренная ст. 172 УКУ, — штраф до 850 грн. или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до 3 лет, или исправительные работы сроком до 2 лет. Если данное нарушение совершено по отношению к несовершеннолетнему, беременной женщине или матери ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, ответственность увеличивается — штраф от 850 до 1700 грн. или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до 5 лет, или исправительные работы до 2 лет, или арест до 6 месяцев.

Чтобы добиться справедливости, работник, права которого нарушены, может обращаться в комиссию по трудовым спорам (если она создана на предприятии), в местный отдел инспекции по труду, прокуратуру или непосредственно в суд.

Общие правила заполнения

Какие сведения о работнике заносят в ТК? В ТК заносят ( п. 2.2 Инструкции № 58 ):

— сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения (первая страница ТК )

— сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении ( раздел ТК «Сведения о работе »)

— согласно п. 2.18 Инструкции № 58 время прохождения службы в воинских формированиях, учебы в вузе, ПТУ и т. п. работы в качестве членов колхоза, время ухода за инвалидами, пенсионерами, время получения безработными пособия по безработице (раздел ТК «Сведения о работе »)

— сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрении за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины (разделы ТК соответственно « Сведения о награждении» и « Сведения о поощрении »)

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях (раздел ТК «Сведения о поощрении »)

— сведения о назначении пенсии (раздел ТК «Сведения о назначении пенсии »).

Какие сведения в ТК не заносят? Не заносят сведения об:

— участии работника в боевых действиях ( письмо Минтруда от 19.01.07 г. № 09-43 ). Такие данные заносят в личное дело работника, однако в ТК вносится время прохождения службы в воинских формированиях, в которое также может включаться период участия в боевых действиях

— наложенных на работника взысканиях ( п. 2.2 Инструкции № 58 )

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер ( п. 2.23 Инструкции № 58 )

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный. О срочном характере договора должно быть указано в приказе о принятии на работу ( письмо Минтруда от 29.05.07 г. № 126/13/133-07 ).

А теперь рассмотрим особенности заполнения каждого раздела ТК.

Заполнение первой страницы ТК . Эта страница заполняется ответственным лицом первого работодателя, который заводит ТК, в порядке, предусмотренном пп. 2.11 и 2.12 Инструкции № 58.

Здесь на основании паспорта или свидетельства о рождении указываются данные о работнике, полностью, без сокращений — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения. Работник заверяет все эти данные собственной подписью.

После этого ответственное лицо работодателя (инспектор по кадрам и т. п.) также ставит свою подпись и заверяет печатью предприятия или отдела кадров.

Если в данные о работнике следует внести изменения (например, работник изменил фамилию или обнаружена ошибка в этих данных и т. п.), то по месту последней работы прежняя запись зачеркивается одной черточкой и здесь же записываются новые данные ( п. 2.13 Инструкции № 58 ). Причем на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого делалось исправление (вид документа, его номер и дата), и ставится подпись руководителя или печать отдела кадров.

На наш взгляд, этих предусмотренных Инструкцией № 58 данных для исправления ошибки недостаточно. Наверное, нужно указывать также дату и причину исправления. Кроме того, в Инструкции № 58 указано, что ставится: подпись руководителя или печать отдела кадров. Хотя по общим правилам составления документов здесь нужно ставить как подпись руководителя (или другого ответственного лица, скажем, начальника отдела кадров), так и печать предприятия или отдела кадров. С учетом этих последних замечаний приведем пример исправления данных первой страницы (см. рис. 1). Во фрагменте исправляется фамилия в связи с заключением брака.

Отдельно отметим, что Инструкцией № 58 не установлено, в какой срок после изменения соответствующих данных нужно внести изменения в ТК. Поэтому понятно, что работник может предоставить документы на внесение изменений в любой срок после наступления соответствующего события. А исправления в ТК должны быть сделаны работодателем в недельный срок после получения документов, по аналогии со сроком для заполнения основных данных в ТК согласно п. 2.4 Инструкции.

Заполнение раздела ТК «Сведения о работе». Перед тем как заполнять данный раздел сведениями о работе у данного работодателя, сюда могут быть занесены другие сведения, необходимые для начисления пенсии. Для этого работник должен предоставить работодателю соответствующие документы, на основании которых и будут сделаны записи. Перечень таких сведений приведен в ст. 56 Закона № 1788. п. 2.18 Инструкции № 58. Это, например, прохождение службы в Вооруженных Силах Украины, учебы в вузе и т. п. То есть это соответствующие события, которые произошли с работником до найма на последнюю работу. В графе 2 записывают срок действия события, в графе 3 — соответствующее событие, а в графе 4 — документ, на основании которого сделана запись.

Кроме того, если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в ТК в данном разделе в графу 3 «Принят» можно внести запись: « До приема на работу трудового стажа не имел». хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией № 58.

После этого в графе 3 данного раздела записывают полное наименование предприятия, на которое нанимается работник. Например, если это ЧП «Конкорд», то пишут без сокращений, полностью — « Частное предприятие «Конкорд». Данная запись является своеобразным заглавием ко всем записям в ТК данного работодателя. Порядковый номер здесь не присваивается.

Под заглавием в графе 1 ставится порядковый номер записи. Применяется сквозная нумерация с начала заведения ТК. Например, если последняя запись сделана предыдущим работодателем под номером 5, то новая запись будет под номером 6 и так далее

В графе 2 ставится дата приема на работу, увольнения, перевода в формате «ЧЧ.ММ.ГГГГ» — число, месяц, год.

Графа 3 предназначена для сведений о работе, на которую принят работник, потом сюда же записывают данные о переводе, увольнении и т. п. В графе 3 пишется: «Принят или назначен в» такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (п. 2.14 Инструкции № 58).

Работу, профессию или должность, на которую принят работник, необходимо записывать согласно наименованиям, приведенным в Классификаторе профессий .

В графе 4 указывается название документа (приказ, распоряжение и т. п.), на основании которого сделана запись в ТК, его номер и дата.

Следовательно, работник принят на работу, в ТК сделана соответствующая запись. В дальнейшем в данном разделе могут быть записи о:

— переводе на другую постоянную работу на том же предприятии

— присвоении нового квалификационного разряда, ранга (для государственных служащих), переименовании должности, установлении второй и других профессий

— принятии присяги государственного служащего

— назначении бригадиром и освобождении от руководства бригадой

— запись о переименовании предприятия и т. п.

Напоследок делают запись об увольнении .

Записи о причинах увольнения в графе 3 должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующие статью, пункт закона.

Например, при увольнении по собственному желанию в графе 3 запишут: « Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины ». Кстати, днем увольнения считают последний день работы. Например, если работника увольняют с 01.08.11 г. то в этот день он еще работает.

Под последней записью об освобождении в данном разделе ставится подпись ответственного лица и печать предприятия или отдела кадров.

Вариант заполнения раздела «Сведения о работе» приведен в таблице на с. 33 (пример 1) .

Заполнение раздела ТК «Сведения о награждении». Данный раздел заполняется аналогично предыдущему (см. п. 2.23. п. 2.24 Инструкции № 58 ).

Сначала в графе 3 указывается полное название предприятия.

Потом под заглавием-названием предприятия ставится порядковый номер в графу 1, дата награждения в графу 2.

В графу 3 заносятся данные о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины — кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой.

В графе 4 документ-основание внесения записи (название, номер, дата).

Нумерация в данном разделе не связана с нумерацией в предыдущем разделе.

Источники: www.kadrovik.kiev.ua, biznet.kiev.ua