Служебная записка

Служебная записка – документ информационно-справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри компании. В деловой практике эта форма используется достаточно часто, однако в ОКУД, как самостоятельный документ, она отсутствует. Для того чтобы оформление документации велось однотипно, рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6.30-2003 УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки.

Данная форма отражает коммуникативные отношения на горизонтальном уровне. Она освящает переписку между руководителями или сотрудниками подразделений предприятий, которые имеют равнозначный должностной статус. Если, например, документ написан руководителем одного структурного подразделения на имя сотрудника другого отдела, то это уже докладная записка.

Составление служебных записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями. Информация, содержащаяся в этом документе, обычно отражает просьбу или предложение по разрешению того или иного вопроса. Если по каким-либо причинам на предприятии не выполнен плановый показатель, то бланк, направленный в вышестоящее подразделение с объяснениями причин невыполнения, называется объяснительной запиской.

Образец

1. Шапка (содержит адресата записки, в котором указывается структурное подразделение, должность и ФИО получателя).

2. Дата составления.

3. Регистрационный номер.

4. Заголовок «Служебная записка».

5. Подзаголовок, отражающий тему документа.

В деятельности многих предприятий информационные взаимоотношения между подразделениями и отделами требуют документального подтверждения, такая своеобразная переписка оформляется в виде служебных записок, которые являются тем инструментом ведения диалога внутри предприятия по вопросам, в решении которых компетентны руководители подразделений без привлечения вышестоящего должностного лица.

Как написать служебную записку

Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.

Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.

Образец составления

Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.

При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.

Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской .

В российском классификаторе ОКУД служебная записка не выделена в качестве самостоятельного документа. При ее составлении рекомендуется придерживаться требований, выраженных ГОСТом 6.30-2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.

Основными реквизитами являются:

Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB | Скачиваний: 3 827)

Служебная записка на приобретение скачать (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 3 703)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Служебная записка на представительские расходы образец

Отправлено через 34 минут

Представительские расходы / Статьи бухгалтеру. - Клерк. Ру

С.В. Россол, начальник юридического отдела ООО «ТК Третий Рим». Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов. Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В.

На основании приказа о командировании и служебной записки работнику не менее чем. Представительские расходы оплачиваются в соответствии с.

В рамках планового пересмотра условий действующих договоров заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. Составить график проведения переговоров с контрагентами компании в срок до. 2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. Представить план работы отдела по расширению сети оптовых покупателей продукции компании. 3. Заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. И начальнику.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией. Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты. На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя. Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков. Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов. Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы. Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

12.01.2013 № 4

Пермь

Об организации работы с официальными делегациями в 2013 году

В целях упорядочивания работы с официальными делегациями, минимизации представительских расходов и повышения эффективности договорной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В рамках планового пересмотра условий действующих договоров заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. составить график проведения переговоров с контрагентами компании в срок до 15.01.2013.

2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. представить план работы отдела по расширению сети оптовых покупателей продукции компании.

3. Заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. и начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. подготовить типовые регламенты переговоров.

4. Утвердить смету представительских расходов на 2013 г.

5. Ответственным за организацию обслуживания делегаций и подготовку к проведению представительских мероприятий назначить секретаря-референта Бьянкову А.М.

6. Секретарю-референту Бьянковой А.М. в срок до 01 февраля 2013 г. представить предложение с обоснованием необходимости привлечения сторонних организаций для оказания услуг по транспортному и банкетному обслуживанию делегаций.

7. Определить следующих лиц, полномочных на осуществление представительских расходов от имени компании:

– генеральный директор Иванов И.И.

– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.

– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.

– секретарь-референт Бьянкова А.М.

Выдача денежных средств на представительские расходы для иных лиц осуществляется на основании приказа генерального директора.

8. Главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать работу бухгалтерской службы по своевременному выделению наличных денежных средств на представительские расходы.

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М. Тряхунов 12.01.2013

Откатников А.М. Откатников 12.01.2013

Бьянкова А.М. Бьянкова 12.01.2013

Счетоводова С.П. Счетоводова 12.01.2013

Приказ о проведении переговоров с представителями конкретной организации

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

12.02.2013 № 46

Пермь

О проведении переговоров с представителями ООО «Железячник»

В целях заключения договора на поставку кровельного железа на наиболее выгодных условиях

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Организовать и провести официальный прием и переговоры с представителями ООО «Железячник» в первой декаде апреля 2013 г.

2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. пригласить представителей ООО «Железячник» на переговоры, согласовать с ними даты визита и список представителей.

3. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. в срок до 26 марта 2013 г. подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ООО «Железячник» и смету представительских расходов.

4. Утвердить список работников ООО «Корпорация „Тау„» для участия в переговорах в следующем составе:

– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.

– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.

– секретарь-референт Бьянкова А.М.

5. Назначить Бьянкову А.М. ответственной за прием представителей контрагента, соблюдение программы их пребывания и ведение протокола встречи.

6. Бьянковой А.М. обеспечить ресторанное и банкетное обслуживание во время проведения деловых переговоров.

7. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. не позднее 3 дней после окончания визита представителей контрагента представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Тряхунова В.М.

9. По окончании мероприятий главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать проверку правомерности отнесения затрат, связанных с приемом делегации, к представительским расходам.

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М. Тряхунов 12.02.2013

Откатников А.М. Откатников 12.02.2013

Бьянкова А.М. Бьянкова 12.02.2013

Счетоводова С.П. Счетоводова 12.02.2013

Необходимо понимать, что смета во всех случаях будет носить ориентировочный характер, а степень ее детализации зависит от самой организации. В ней достаточно зафиксировать предельную сумму, которую фирма планирует потратить за год на представительские расходы. Таким образом, эти документы являются необходимым минимумом документов первого этапа.

Обратите внимание: в ряде случаев в специализированной литературе высказывалось мнение, что смета представительских расходов должна утверждаться высшим органом управления организацией (общим собранием акционеров или участников). Аргументируется это тем, что этим документом определяется в т.ч. и размер расходов на организацию деятельности органов управления обществом. Однако такой подход представляется не совсем адекватным. Сложно представить, что приложения к документу должны утверждаться более высоким органом управления, чем орган, утвердивший сам документ. Поэтому смета представительских расходов должна утверждаться единоличным исполнительным органом организации (директором, генеральным директором) – так же, как утверждается сама учетная политика (Пример 3).

из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 8. Учетная политика

1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.

2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

[…]

из Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки», введенного в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 25.11.2011 № 160н

Представительские расходы

В.Н. ЛЕМЕШ, аудитор, кандидат экономических наук

Отказ от плановых методов руководства и развитие рыночных отношений способствовали расширению сотрудничества белорусских организаций с зарубежными и отечественными партнерами. Организации Республики Беларусь для продвижения своих продукции, товаров, работ и услуг поддерживают контакты с постоянными партнерами по бизнесу и осуществляют поиск новых (потенциальных). Такие контакты предполагают проведение переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества, в т.ч. с иностранными делегациями и лицами (далее - иностранные делегации). Проведение подобных мероприятий предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые в деловом мире принято называть представительскими расходами. Представительские расходы с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, отражаемыми на счетах бухгалтерского учета.

На практике у работников бухгалтерской службы возникает множество вопросов:

Чтобы правильно ответить на вопрос о перечене расходов, которые можно учесть в составе представительских расходов, необходимо выяснить, в связи с какими мероприятиями возникают представительские расходы.

Традиционно представительские расходы по приему членами Правительства Республики Беларусь иностранных делегаций несет государство. С этой целью разработана и принята Инструкция о порядке расходования средств на представительские мероприятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей (утверждена постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. № 29 далее - Инструкция № 29), в которой приводится следующий перечень представительских мероприятий:

Однако данный перечень касается только дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей. По мнению автора, у коммерческих организаций этот перечень несколько уже.

Пунктом 2 указанной Инструкции определено, что к представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением представительских мероприятий:

При рассмотрении различных аспектов, связанных с приемом иностранных делегаций коммерческими организациями Республики Беларусь, будем исходить из аналогичных критериев, а также подходов, закрепленных в различных нормативных правовых актах Республики Беларусь. Это связано с тем, что в нашем законодательстве нет полного закрытого перечня представительских расходов для коммерческой организации, выступающей принимающей стороной, а в некоторых случаях такой перечень требует более четкой трактовки.

Пунктом 2 Инструкции по бухгалтерскому учету Расходы организации (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003 г. № 182, в ред. от 31 марта 2008 г. далее - Инструкция о расходах организации) определено, что расходы организации - уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению собственных источников организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Для целей бухгалтерского учета организация в соответствии с законодательством Республики Беларусь в зависимости от характера, условий осуществления и направлений своей деятельности подразделяет понесенные расходы:

Расходы по видам деятельности включают в себя затраты, формирующие:

Номенклатуры статей расходов на управление, обслуживание и организацию производства и на реализацию товаров, продукции, работ, услуг устанавливаются отраслевыми методическими рекомендациями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, работ, услуг.

Расходы по видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме соответствующих затрат, исчисленной в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Порядок включения затрат в себестоимость продукции, работ, услуг устанавливается Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) (утверждены постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 октября 2008 г. № 210/161/151 далее - Основные положения по составу затрат), и иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Так, согласно подп. 3.13.15 данных Основных положений в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты, связанные с управлением производством, в т.ч. затраты на представительские цели. В соответствии с подп. 18.32 Основных положений по составу затрат к элементу Прочие затраты в составе себестоимости продукции (работ, услуг) относятся представительские расходы. Следовательно, представительские расходы считаются расходами организации и подлежат включению в состав себестоимости продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета без нормирования в полном объеме.

Что же касается расходов для целей обложения налогом на прибыль, то в целях повышения эффективности использования средств утверждены нормы расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, включаемых в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц (в т.ч. по оплате гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг) в размере до 0,2 % затрат на оплату труда работников этих организаций и индивидуальных предпринимателей за отчетный период. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Порядок отражения (признания) затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг) для определения облагаемой налогом прибыли устанавливается законодательством с учетом положений настоящей статьи. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, определяются на основании документов бухгалтерского и налогового учета.

Инструкцией по планированию, учету затрат и исчислению себестоимости продукции (работ, услуг) в организациях масло-жировой отрасли (утверждена постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь от 28 октября 2005 г. № 183/131, в ред. от 10 февраля 2009 г.) установлено, что представительские расходы - это расходы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных лиц, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества: оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, расходы по проведению официального приема иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, а также буфетное и прочее обслуживание во время деловых переговоров и посещений культурно-зрелищных мероприятий.

Подпунктом 3.1 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания (утверждены приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20 сентября 2002 г. № 86) определено, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой). Следовательно, представительские расходы возникают только в случае осуществления встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты.

Таким образом, к представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением представительских мероприятий коммерческих организаций, сгруппированные по следующим статьям расходов:

Рассмотрим более подробно приведенный перечень расходов.

Расходы по приглашению представителей иностранной делегации

Приему иностранной делегации предшествует приглашение ее представителей. В связи с этим необходимо оформить приглашение и проинформировать представителей приглашаемой стороны об условиях пребывания в Республике Беларусь в соответствии с требованиями нашего законодательства. Поскольку речь идет о приеме иностранной делегации, то приглашаемые принимающей стороной граждане по отношению к нашему государству являются иностранцами. В данном случае под иностранцем понимается не гражданство гражданина, а его постоянное местопребывание за пределами Беларуси. По общему правилу такое пребывание превышает 183 дня. Статьей 17 Налогового кодекса Республики Беларусь определено, что налоговыми резидентами Республики Беларусь признаются физические лица, которые фактически находились на территории Республики Беларусь более 183 дней в календарном году. Ко времени фактического нахождения на территории Республики Беларусь относится время непосредственного пребывания физического лица на территории Республики Беларусь, а также время, на которое это лицо выезжало за пределы территории Республики Беларусь на лечение, отдых, в командировку или на учебу.

В связи с этим принимающей стороне необходимо учитывать требования Закона Республики Беларусь от 3 июня 1993 г. № 2339-XII О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь (в ред. от 26 декабря 2007 г. далее - Закон о правовом положении), Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 января 2006 г. № 73, в ред. от 10 января 2008 г. далее - Правила № 73) и Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530, в ред. от 25 июня 2009 г. далее - Положение № 530). В соответствии с п. 7 Правил № 73 иностранцы, ходатайствующие о получении визы или о въезде, должны располагать средствами, необходимыми для покрытия расходов по их пребыванию в Республике Беларусь и выезду из Республики Беларусь в соответствии с абз. 8 ч. 8 ст. 28 Закона о правовом положении. Наличие таких средств или гарантии их предоставления может быть подтверждено путем предъявления:

Иностранцы при въезде в Республику Беларусь должны располагать средствами в объеме, эквивалентном не менее 25 базовым величинам, установленным в Республике Беларусь на день въезда в Республику Беларусь, на каждый месяц пребывания.

Иностранцы, прибывшие в Республику Беларусь, в течение трех суток, за исключением выходных дней, государственных праздников и праздничных дней, объявленных Президентом Республики Беларусь нерабочими, обязаны зарегистрироваться в органе регистрации - Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, или органе внутренних дел, или гостинице, осуществляющей регистрацию иностранцев, на основании личных обращений иностранцев или письменных ходатайств принимающих организаций, за исключением иностранцев, не подлежащих регистрации в соответствии со ст. 40 Закона о правовом положении (п. 14 Правил № 73).

В гостиницах регистрируются все проживающие в них иностранцы, за исключением иностранцев, указанных в ст. 39, 40 Закона о правовом положении.

Для регистрации в гостинице иностранец представляет:

После регистрации иностранца администрация гостиницы в течение суток направляет в орган внутренних дел по месту расположения гостиницы информацию об иностранце в порядке, установленном Министерством внутренних дел Республики Беларусь.

Должностные лица юридических лиц или индивидуальные предприниматели, принимающие иностранцев, физические лица, пригласившие иностранцев в Республику Беларусь, предоставившие им жилую площадь, обязаны принимать меры по оформлению иностранцами регистрации, разрешения на временное проживание, выезду иностранцев из Республики Беларусь по истечении определенного срока пребывания, а также по соблюдению иностранцами законодательства Республики Беларусь в области внешней трудовой миграции и иного законодательства (п. 36 Правил № 73).

Лица, предоставившие жилище, транспортные средства либо оказавшие иные услуги иностранцам, пребывающим на территории Республики Беларусь, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Согласно п. 207 Положения № 530 иностранные граждане при въезде в Республику Беларусь обязаны иметь договор обязательного медицинского страхования, заключенный с белорусской страховой организацией, или договор медицинского страхования, заключенный с иностранной страховой организацией, на случай оказания им скорой и неотложной медицинской помощи медучреждениями.

Наличие договора обязательного медицинского страхования, заключенного с белорусской страховой организацией, и договора медицинского страхования, заключенного с иностранной страховой организацией, подтверждается страховым полисом.

Договор медицинского страхования, заключенный с иностранной страховой организацией, должен:

В случае отсутствия у иностранного гражданина договора медицинского страхования, заключенного с иностранной страховой организацией, соответствующего критериям, установленным настоящим пунктом, и его отказа заключить договор обязательного медицинского страхования этому иностранному гражданину в порядке, определенном законодательными актами, отказывается в пропуске через Государственную границу Республики Беларусь.

Граждане Республики Беларусь, юридические лица Республики Беларусь, приглашающие иностранных граждан в Республику Беларусь, вправе заключить договоры обязательного медицинского страхования в пользу иностранных граждан (п. 210 Положения № 530).

Уплата страхового взноса производится единовременно за весь срок страхования наличными деньгами либо путем безналичных расчетов в соответствии с законодательством. Уплата страхового взноса может быть произведена как в белорусских рублях, так и в свободно конвертируемой валюте.

В случае если иностранные граждане прибывают в Республику Беларусь в составе делегаций или групп, договор обязательного медицинского страхования заключается в пользу каждого прибывающего иностранного гражданина и страховой полис выдается отдельно каждому застрахованному лицу (п. 222 Положения № 530).

В соответствии с подп. 3.21 Основных положений по составу затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются страховые взносы по видам обязательного страхования страховые взносы по перечню видов добровольного страхования и в размерах, определяемых Президентом Республики Беларусь страховые взносы по договорам страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств при направлении работников в служебную командировку за пределы Республики Беларусь в случаях, когда в соответствии с законодательством страны пребывания командированного работника указанный вид страхования является обязательным.

Проживание представителей иностранной делегации

По общему правилу расходы по проживанию представителей иностранной делегации являются для приезжающей стороны командировочными расходами. Но т.к. инициатором переговоров является принимающая сторона, правильнее было бы предположить, что она должна нести эти расходы. Чтобы избежать разногласий при проверке данного вопроса специалистами контролирующих органов, принимающая сторона должна документально подтвердить, что по условиям соглашения именно она несет эти расходы. В этом случае они будут экономически оправданными.

Следует отметить, что Указом Президента Республики Беларусь от 15 июня 2006 г. № 398 Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров (в ред. от 23 января 2009 г. далее - Указ № 398) предусмотрено включение расходов принимающей стороны, включаемых в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц только в части оплаты гостиницы.

Следовательно, подтверждение других расходов по проживанию, в т.ч. по оплате гражданам по отдельному договору (например, с физическим лицом), не будут являться основанием для включения в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели.

Необходимо учитывать, что при оформлении документов на проживание следует контролировать сроки проведения переговоров и сроки проживания в гостинице представителей иностранной делегации. На практике часто встречаются случаи, когда переговоры проводятся в течение 1-2 дней, а оплата проживания производится за более чем двое суток.

Представители иностранной делегации были заселены в гостиницу 4 августа в 21.00, что предусмотрено программой приема делегации. Переговоры проводились 5 августа. Проживание членов иностранной делегации подтверждается документами за 4-10 августа. В этом случае учесть в составе затрат по представительским мероприятиям можно только 4-5 августа.

Расходы на питание

Указом № 398 определено, что расходы принимающей стороны, включаемые в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, на представительские цели включают в т.ч. расходы на питание. К представительским расходам на питание относятся расходы принимающей стороны на завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, связанное с приемом пищи. Такие мероприятия могут проходить:

На практике возникает ряд вопросов в отношении спиртных напитков и табачных изделий, связанных с тем, что первые включены в перечень продовольственных товаров, а вторые в нем отсутствуют.

Однако это не является основанием для учета расходов по спиртным напиткам в составе представительских.

Так, согласно ч. 7 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия может быть расторгнут нанимателем в случаях появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических средств или токсических веществ в рабочее время или по месту работы.

На работников, с которыми заключены контракты, распространяется действие норм Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины (в ред. от 28 мая 2008 г. далее - Декрет № 29), который обязывает нанимателя досрочно расторгнуть контракт за распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы. Следовательно, работнику организации, выполняющему свои должностные обязанности по сопровождению делегаций, запрещено распивать спиртные напитки, однако отсутствует запрет на употребление таких напитков членами делегации. Более того, при проведении дипломатических приемов с количеством приглашенных свыше 50 человек ответственный за протокол с участием заведующего хозяйством и бухгалтера составляет (п. 10 Инструкции № 29):

Вместе с тем во время текущих визитов использование и подача крепких спиртных напитков на текущие визиты запрещаются (п. 15 Инструкции № 29).

Транспортное обеспечение

Транспортное обеспечение может осуществляться собственными силами принимающей организации либо на коммерческой основе со сторонним лицом. В большинстве случаев транспортное обеспечение осуществляется с помощью автомобильных перевозок. Статьей 1 Закона Республики Беларусь от 14 августа 2007 г. № 278- З Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках определено:

Согласно ст. 4 указанного Закона автомобильные перевозки пассажиров подразделяются на внутриреспубликанские и международные автомобильные перевозки.

К внутриреспубликанским автомобильным перевозкам относятся:

Городские автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, выполняемые в пределах города (населенного пункта) и за его пределы до пунктов, установленных решением местных исполнительных и распорядительных органов.

Пригородные автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к городским автомобильным перевозкам и выполняются в пределах административных границ района или за его пределы с протяженностью маршрута не более 50 км, измеряемого от границ города (населенного пункта), являющегося начальным пунктом маршрута.

Междугородные внутриобластные автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к городским или пригородным автомобильным перевозкам и выполняются в пределах административных границ области Республики Беларусь.

Междугородные межобластные автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к городским или пригородным автомобильным перевозкам и выполняются по территориям двух и более областей Республики Беларусь.

Автомобильные перевозки пассажиров могут выполняться в регулярном или нерегулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении - систематические автомобильные перевозки пассажиров, выполняемые согласно расписаниям либо интервалам движения транспортных средств с установленными началом и окончанием работы по определенным маршрутам с местами посадки и высадки пассажиров, оборудованными в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении подразделяются на автомобильные перевозки пассажиров транспортом общего пользования и иные автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в нерегулярном сообщении - автомобильные перевозки пассажиров, которые не могут быть отнесены к автомобильным перевозкам пассажиров в регулярном сообщении.

Однако законодательством однозначно не определено, какие именно из приведенных выше транспортных расходов могут учитываться как представительские расходы, а это значит, что велика вероятность разногласий со специалистами контролирующих органов. Например, на практике иногда встречаются случаи, когда организация возмещает расходы иностранным представителям, прибывшим на переговоры, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплату проезда любым другим транспортом иностранных представителей, а также по пути следования из другого государства до границ Республики Беларусь и непосредственно по ее территории. Эти аспекты необходимо учитывать при формировании сметы расходов и составлении отчета по проведенному приему иностранной делегации.

Бытовое обслуживание

При определении понятия бытовое обслуживание следует руководствоваться Общегосударственным классификатором ОКРБ 015- 2003 Услуги населению (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 9 декабря 2003 г. № 49), согласно которому к услугам бытового обслуживания относятся следующие услуги:

Источники: forms-blanks.ru, mirblankov.ru, m2-nsk.ru, www.profiz.ru, buhgalter.by